Tom Wujec
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Hace unos años, me topé con un sencillo ejercicio de diseño que ayuda a las personas a entender y resolver problemas complejos, y como muchos de estos ejercicios parece sencillo al principio, pero tras una inspección más detallada revela verdades inesperadas acerca de cómo trabajamos y entendemos las cosas. El ejercicio tiene tres partes y empieza con algo que todos sabemos hacer que es hacer una tostada. Comienza con una hoja de papel y un marcador y sin utilizar palabras, se debe dibujar cómo se hace una tostada. La mayoría de la gente dibuja algo así. Dibuja una barra de pan, cortada en rebanadas y metida en la tostadora. El pan se deja durante algún tiempo en la tostadora. Al saltar, ¡listo! Dos minutos más tarde, pan y felicidad. Con los años, he recopilado varios cientos de estos dibujos, y algunos son muy buenos, porque realmente ilustran el proceso de hacer tostadas con mucha claridad. Luego hay algunos que, bueno, no son tan buenos. Algunos son realmente malos, porque no se entiende lo que están tratando de explicar. Bajo una inspección minuciosa, algunos revelan ciertos aspectos del proceso mientras esconden otros. Así que hay algunos que tratan solo de las tostadas, y todo lo relacionado con la transformación de la tostada. Y hay otros que hablan sobre todo de la tostadora, y a los ingenieros les encanta dibujar la mecánica del proceso. (Risas) Y luego hay otros diseños que son sobre la gente. Son sobre las experiencias que tienen las personas. Y luego hay otros diseños que hablan de la cadena de suministro, desde la producción hasta la tienda, y que pasan por la cadena suministro y el transporte aéreo hasta los campos de trigo, con un dibujo que rastreó el proceso hasta el Big Bang. Así que es una locura. Pero creo que es obvio que aunque estos diseños son muy diferentes, comparten una cualidad común y me pregunto si se dieron cuenta. ¿Pueden verla? ¿Qué tienen en común entre ellos? La mayoría de los diseños tienen nodos y enlaces. Los nodos representan los objetos tangibles como la tostadora y la gente, y los enlaces representan las conexiones entre los nodos. Y es esta combinación de enlaces y nodos lo que produce un modelo de sistemas completo y que hace visible nuestros modelos mentales privados sobre cómo pensamos que funciona algo. Este es el valor de estas cosas. Lo interesante de estos modelos de sistemas es la forma en que revelan nuestros puntos de vista diferentes. Por ejemplo, los estadounidenses hacen tostadas en una tostadora. Esto parece obvio. Mientras que muchos europeos lo hacen usando una sartén, por supuesto, y muchos estudiantes hacen las tostadas usando fuego. Realmente no entiendo esto. Muchos estudiantes de MBA lo hacen. Así que pueden medir la complejidad contando el número de nodos, y el dibujo promedio tiene entre 4 y 8 nodos. Si hay menos que eso, el diseño parece trivial, pero es muy fácil de entender, y si hay más de 13, el diseño produce un sentimiento de mapa complejo, demasiado complicado. Así que el número óptimo está entre 5 y 13 nudos, por lo que, si quieren comunicar algo visualmente, usen entre 5 y 13 nudos en sus diagramas. Así, aunque no sean expertos en diseño, lo principal es saber intuitivamente cómo dividir las cosas complejas en cosas simples y luego sintetizarlo todo de nuevo. Esto nos lleva a la segunda parte del ejercicio que es cómo hacer tostadas, pero ahora con pequeñas notas o tarjetas. ¿Qué pasa ahora? Con las tarjetas, la mayoría tiende a dibujar nodos claramente más detalladas y lógicos. Pueden ver paso a paso el análisis que se lleva a cabo, y mientras construyen su modelo, mueven los nodos reorganizándolos como si fueran piezas de Lego. Ahora, si bien esto puede parecer trivial, es realmente muy importante. Esta rápida repetición de cómo se expresan, reflexionan y analizan es realmente la única manera de tener una visión clara de todo esto. Esta es la esencia del proceso de diseño. Los teóricos de los sistemas nos dicen que la facilidad con la que se puede cambiar una representación está correlacionada con nuestro interés de mejorar el modelo. Así que un sistema con notas post-it no solo es más fluido sino que también produce, en general, más nodos que los dibujos estáticos. Los dibujos son mucho más ricos en detalles. Y esto nos lleva a la tercera parte del ejercicio que es diseñar cómo hacer tostadas, pero esta vez en grupo. ¿Qué pasa ahora? Bueno, esto es lo que pasa. El proyecto empieza un tanto desordenado, se pone confuso, y luego se vuelve aún más confuso, pero cuando la gente empieza a perfeccionar los modelos, los mejores nodos se vuelven más visibles, y con cada repetición, el modelo se vuelve más claro porque las personas se basan en las ideas de los demás. Lo que surge es un modelo de sistemas unificado que integra la diversidad de puntos de vista individuales de todos, así que es un resultado muy diferente a lo que suele ocurrir en las reuniones, ¿no? Estos dibujos pueden contener 20 o más nodos, pero los participantes no se sienten agobiados porque ellos mismos participaron en la construcción de sus modelos. Lo que también es muy interesante es que los grupos mezclan espontáneamente, y añaden otras capas organizacionales. Para afrontar las contradicciones, por ejemplo, agregan patrones paralelos y patrones de ramificación. Ah, y por cierto, si lo hacen en completo silencio, lo hacen mucho mejor y más rápidamente. Realmente interesante... la conversación estorba. Así que aquí tienen algunas de las lecciones que pueden derivarse de esto. Primero, dibujar nos ayuda a entender las situaciones como sistemas de nodos y relaciones. Las tarjetas móviles producen mejores modelos de sistemas porque la reiteración se hace con mayor fluidez. El trabajo en grupo con notas produce el mejor modelo sistémico, porque sintetiza diferentes puntos de vista. Así que eso es interesante. Cuando las personas trabajan juntas en las circunstancias adecuadas, los modelos de grupo son mucho mejores que los modelos individuales. Así que este enfoque funciona muy bien para dibujar cómo hacer tostadas, pero ¿y si se quiere dibujar algo más importante o urgente, como la visión de una organización, la experiencia del usuario o la sostenibilidad a largo plazo? Vivimos una revolución visual y cada vez más organizaciones tratan de resolver sus problemas serios dibujándolos en colaboración. Estoy convencido de que los que ven su mundo como nodos móviles y enlaces realmente tienen una ventaja. Y la práctica es realmente muy simple. Se empieza con una pregunta, se trazan los nodos, se perfeccionan, se rehace todo, elaboran, refinan y perfeccionan y los patrones emergen, y el grupo se aclara y obtiene su respuesta a la pregunta. Así que este simple acto de visualizarlo, de tener que hacerlo y rehacerlo, produce algunos resultados notables. Lo que es realmente importante saber es que las conversaciones representan los aspectos importantes no los modelos en sí mismos. Y estos marcos de referencia visual pueden llegar a tener hasta varios cientos o incluso miles de nodos. Un ejemplo de estos sería una organización llamada Rodale. Es una gran editorial. Perdió mucho dinero en un año y su equipo ejecutivo trató de visualizar sus métodos durante tres días. Lo que es interesante es que después de visualizar todos los negocios, sistemas tras sistema, lograron 50 millones de dólares de ingresos y también subieron en el ranking de sus clientes, de D a A. ¿Por qué? Debido a los ajustes realizados por el equipo ejecutivo. Así que ahora estoy en la misión de ayudar a las organizaciones a resolver sus problemas persistentes a través de la visualización colaborativa y en un sitio web que he creado llamado drawtoast.com he recogido un conjunto de las mejores prácticas para que puedan aprender cómo dirigir un taller, aprender más sobre el lenguaje visual, la estructura de los enlaces y nodos y cómo se pueden aplicar para buscar soluciones a problemas generales, y descargar ejemplos de varias plantillas para resolver los problemas espinosos a los que todos nos enfrentamos en nuestras organizaciones. Así que, el aparentemente trivial ejercicio de diseño de hacer una tostada nos ayuda a lograr claridad, compromiso y alineación. Así que la próxima vez que se enfrenten a un desafío interesante, recuerden lo que el diseño nos enseñó. Hagan sus ideas visibles, tangibles y secuenciales. Es simple, divertido y de gran alcance y creo que es una idea digna de celebración. Gracias. (Aplausos)