Jason Fried: Tại sao công việc không được giải quyết tại công sở

Tôi xin được nói về công việc mà đặc biệt là tại sao mọi người có vẻ như không giải quyết công việc trong giờ làm việc đó là vấn đề mà tất cả chúng ta đều gặp phải. Nhưng hãy bắt đầu từ gốc rễ của vấn đề. Chúng ta có các công ty, các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức từ thiện, và các tổ chức này đều có nhân viên hoặc những tình nguyện viên. Và những tổ chức này đều mong rằng những nhân viên này làm tốt công việc -- là điều tôi mong. Ít ra cũng hoàn thành tốt, mong là hoàn tất được công việc -- mong hơn nữa là hoàn thành công việc tốt. Và vì thế mà theo kiểu cũ là họ quyết định rằng tất cả mọi người cần phải tập trung lại một nơi để làm công việc đó. Nên một công ty, hay một tổ chức từ thiện, hay một tổ chức cơ quan theo đúng kiểu mẫu - trừ khi là chúng ta làm việc ở Châu Phi, nếu chúng ta thực sự may mắn để làm điều đó - thì hầu hết mọi người phải đến văn phòng mỗi ngày, Nên những hình thức công ty này, họ xây văn phòng. Họ bắt đầu tìm kiếm và họ mua một tòa nhà, hoặc là thuê lại, hoặc thuê lại một phần của tòa nhà, và rồi họ lấp đầy không gian bằng vật dụng. Họ kê bàn, tủ ghế, trang thiết bị máy tính phần mềm, đường truyền internet có thể là một tủ lạnh, có thể là vài thứ khác, và họ mong đợi là nhân viên của họ, hoặc những tình nguyện viên, đến nơi đó mỗi ngày để hoàn thành tốt công viêc. Hoàn toàn hợp lý khi đòi hỏi điều đó.

Tuy nhiên, nếu chúng ta thực sự nói với mọi người và thậm chí hỏi chính mình, và đòi hỏi chính bàn thân mình, nơi nào mà bạn thực sự muốn đi khi bạn thật sự cần giải quyết việc gì đó? Chúng ta sẽ thấy rằng mọi người không ai nói rằng mà sao họ phải nói chứ Nếu chúng ta hỏi: nơi nào anh cần phải tới khi anh/chị cần giải quyết việc gì đó? Và chúng ta sẽ nhận được ba câu trả lời. Một là nơi nào đó, chổ nào đó hoặc một cái phòng. Câu khác là một vật di chuyển. Và thứ ba là một khoảng thời gian.

Sau đây là những ví dụ. Khi tôi hỏi mọi người - và tôi hỏi mọi người câu hỏi này trong vòng 10 năm - Tôi hỏi họ là "Anh/chị đi đâu khi cần giải quyết một công việc nào đó?" Tôi sẽ có câu trả lời đại loại như là hiên nhà, nhà sau, nhà bếp. Tôi sẽ được trả lời ở những nơi như là một phòng thêm trong nhà, hầm, quá cafe, thư viện. Rồi chúng ta sẽ có thêm những câu trả lời như là tàu hỏa, máy bay, xe hơi - phương tiện đi lại đến chổ làm. Và chúng ta cũng có những câu trả lời đại loại như, "Tôi ở đâu cũng không quan trọng, miễn là đó là lúc sáng sớm hoặc thật trễ vào buổi tối hoặc vawo những ngày cuối tuần". Chúng ta sẽ chẳng nghe ai nói là văn phòng cả. Nhưng việc làm ăn thường phải bỏ tiền vào những nơi được gọi tên là văn phòng nơi mà mọi người ai cũng phải đến, trong khi không ai giải quyết việc tại văn phòng.

Tại sao lại như vậy? Tại sao thế? Sao lại có việc mâu thuẩn như vậy xảy ra? Và điều mà chúng ta thấy được là, nếu chúng ta tìm hiểu vấn đề sâu hơn một tí, chúng ta sẽ thấy rằng mọi việc đang diễn ra như vậy mọi người đi làm và họ đi làm vào những ngày làm của mình để có những khoảnh khoắc làm việc. Đó là những gì đang diễn ra tại văn phòng. Chúng ta không có một ngày làm việc nữa, chúng ta chỉ có khoảng khoắc làm việc. Cửa trước văn phòng giống như một cái máy Cuisinart, và khi chúng ta bước vào, một ngày của chúng ta bị xay nhỏ thành từng mảnh vụn, vì chúng ta sẽ làm 15 phút ở đây, 30 phút ở chổ kia, và khi việc gì khác đến, chúng ta nghỉ làm môt chút, và rồi chúng ta làm việc khác, rồi chúng ta có thêm hai mươi phút, rồi đến giờ trưa. Sau đó chúng ta có thêm việc khác làm, sau đó chúng ta có thêm 15 phút, và một ai đó kéo chúng ta khỏi việc chúng ta đang làm và hỏi chúng ta câu hỏi. Trước khi chúng ta nhận ra, thì đã là 05 giờ chiều, và nhìn lại ngày của mình, chúng ta nhận ra rằng chúng ta chưa giải quyết việc gì cả. Chúng ta đều từng như vậy. Có thể một trong chúng ta gặp như vậy trong ngày hôm qua, hoặc là ngày trước đó, hoặc là ngày trước đó nữa. Khi nhìn lại ngày của mình, chúng ta chợt nhận ra chúng ta chưa giải quyết gì trong ngày hôm nay. Tôi ở chổ làm. Ngồi tại bàn làm việc của mình. Dùng cái máy tính đắt tiền. Sử dụng phần mềm họ bảo tôi dùng. Tôi dự những cuộc họp mà tôi được yêu cầu đi. Tôi thực hiện những yêu cầu họp hành. Tôi làm hết. Nhưng thật ra tôi không làm gì cả. Tôi chỉ làm nhiệm vụ. Tôi không thực sự giải quyết công việc nào có ý nghĩa.

Và điều mà chúng ta nhận thấy, đặc biệt là đối với những người làm những công việc sáng tạo -- nhà thiết kế, lên chương trình, nhà viết văn, kỹ sư, nhà suy luận - những người thực sự cần một khoảng thời gian không bị gián đoạn để giải quyết công việc. Chúng ta không thể yêu cầu ai đó sáng tạo trong vòng 15 phút, và nghĩ ra một vấn đề. Chúng ta có thể có một ý tưởng nhanh, nhưng không thể là nghĩ sâu về một vấn đề và thật sự nghĩ về vấn đề đó kỹ lưỡng, thì chúng ta cần một khoảng thời gian dài không bị gián đoạn. Và thậm chí khi một ngày làm thường là tám tiếng, bao nhiêu người trong số chúng ta ở đây dành tám tiếng cho việc riêng tại văn phòng? Hay là bảy tiếng? Sáu? Năm? Bốn? Lần cuối cùng mà anh/chị dành cho mình ba tiếng tại văn phòng là khi nào? Hai tiếng? Hoặc có thể là, một. Rất, rất ít người thật sự có một chuỗi thời gian không bị gián đoạn tại văn phòng. Nên đó là lỹ do tại sao mà mọi người chọn cách làm việc tại nhà, hoặc họ có thể đến văn phòng, nhưng họ có thể đến văn phòng một là thật sớm vào buổi sáng, hoặc thật trễ vào buổi tối khi không còn ai ở văn phòng, hoặc ở lại sau khi mọi người về hết, hoặc đến văn phòng vào cuối tuần, hoặc giải quyết công việc trên máy bay, hoặc trên xe hơi hoặc trên tàu vì không có gì gián đoạn.

Vì có nhiều kiểu gián đoạn công việc khác nhau, nhưng những kiểu này không phải là gián đoạn tiêu cực mà lát nữa tôi sẽ bàn tới. Và kiểu giải quyết công việc trong một khoảng thời gian ngắn như vậy làm tôi nghĩ đến một chuyện khác mà chuyện này bị ảnh hưởng khi chúng ta bị gián đoạn đó là giấc ngủ. Tôi cho rằng ngủ và làm việc rất liên quan với nhau. Và không chỉ là chúng ta có thể làm việc khi chúng ta ngủ mà chúng ta có thể ngủ ngay cả khi đang làm. Đó không phải là điều tôi muốn nói. Tôi đang nói đến vấn đề là ngủ và làm việc là những hoạt động căn bản hay được xem là những điều căn bản. Nên giấc ngủ gồm có những giai đoạn ngủ một vài người gọi thành những cái tên khác. Giấc ngủ có năm giai đoạn, và để có một giấc ngủ sâu, thật sâu và thẳng giấc, chúng ta phải trải qua những cung bậc của giấc ngủ. Và nếu chúng ta bị ai đó làm giàn đoạn khi đang ở những cung bậc đầu tiên, nếu ai đó đánh chúng ta trên giường, hoặc có tiếng động, hay bất kỳ chuyện gì xảy ra -- chúng ta không chỉ phản ứng lại ngay lúc đó và trở lại ngay với lúc mình đang ngỷ dỡ dang.

Nếu chúng ta bị đánh thức, chúng ta phải bắt đầu lại từ đầu. Nên chúng ta phải quay lại một vài khúc đầu và bắt đầu lại giấc ngủ. Rồi cuối cùng - thi thoảng chúng ta sẽ có những ngày như thế này và thức dậy vào lúc tám giờ, hoặc bảy vào buổi sáng, hoặc bất kỳ khi nào thức dậy, chúng ta đều than vãn, trời ạ, tôi ngủ chẳng ngon gì cả. Tôi cố ngủ - lên giường, nằm xuống nhưng không thể nào ngủ được. Người ta nói chúng ta đi ngủ nhưng chúng ta thực sự không ngủ, chúng ta cố gắng ngủ. Sẽ mất một lúc để chúng ta phải qua hết các giai đoạn. Và nếu chúng ta bị làm gián đoạn, chúng ta không thể ngủ ngon. Vậy chúng ta muốn gì - có ai ở đây nghĩ là ai đó sẽ ngủ ngon nếu họ bị đánh thức cả đêm? Tôi không nghĩ ai đó sẽ nói là có. Sao chúng ta có thể mong đợi mọi người làm việc tốt nếu họ bị làm phiền cả ngày tại văn phòng? Sao chúng ta có thể mong đợi mọi người làm công việc của họ khi họ đến văn phòng để bị làm phiền? Đối với tôi, điều này nghe thật vô lý.

Vậy nên những gián đoạn mà xảy ra tại văn phòng thật ra không diễn ra tại những nơi khác? Vì ở những nơi khác, chúng ta vẫn bị làm phiền, chẳng hạn, chúng ta có thể mở TV hoặc đi bộ hoặc có cái tủ lạnh ở dưới nhà, hoặc chúng ta có cái ghế dài riêng cho mình, hoặc bất cứ điều gì chúng ta làm. Và nếu chúng ta nói chuyện với những giám đốc nào đó, họ sẽ trả lời là họ chẳng muốn nhân viên của họ làm việc tại nhà vì những việc gián đoạn đó. Họ sẽ nói là - thỉnh thoảng họ sẽ nói, "Thật ra, nếu tôi không thể thấy người đó, làm sao tôi dám chắc là họ đang làm việc?" tất nhiên điều này thật nực cười, nhưng đó là một trong những lời biện hộ mà các nhà quản lý đưa ra. Mà tôi là một trong những nhà quản lý đó. Tôi hiểu điều này, tôi biết việc đó diễn ra như thế nào. Chúng ta đều phải nổ lực làm tốt những chuyện như vậy. Nhưng thường thì họ sẽ nhắc đến những sự việc làm gián đoạn. "Tôi không thể để ai làm việc ở nhà. Họ sẽ xem TV. Họ sẽ làm việc này. Thật ra đó không phải là những việc mà thật sự làm gián đoạn công việc. Vì đó là những gián đoạn mang tính chất tự nguyện. Chúng ta tự quyết định khi nào chúng ta muốn bị gián đoạn bởi chương trình trên TV. Chúng ta tự quyết định khi nào chúng ta muốn mở cái gì đó lên. Chúng ta tự quyết định khi nào chúng ta muốn đi xuống dưới nhà và đi bộ. Tại văn phòng, những việc bị làm phiền và gián đoạn thật sự làm cho chúng ta không giải quyết công việc được là những việc mang tính chất cưỡng ép. Nên chúng ta cùng bàn một vài việc này.

Nào, các nhà quản lý và các sếp sẽ thường nghĩ rằng những gián đoạn thật sự tại chổ làm là những việc như Facebook và Twitter và Youtube và những trang khác. Mà thật ra, họ sẽ tiếp tục một cách quá đà khi những trang này bị chặn tại chổ làm. Trong số chúng ta ở đây có người có thể làm việc tại những nơi mà chúng ta không thể truy cập vào một vài trang. Như là Trung Quốc? Chuyện quái quỉ gì đang diễn ra vậy? Anh không thể truy cập vào mạng khi làm việc, và đó là vấn đề, đó là lý do vì sao mọi người không giải quyết công việc được, có phải vì chúng ta sẽ vào Facebook và Twitter? Thật là nực cười. Một kiểu biện hộ. Và ngày nay Facebook, Twitter và Youtube, những trang này chỉ là cách nghỉ giải lao nhanh trong thời buổi hiện nay. Không ai qian tâm về việc để mọi người có 15 phút giải lao nhanh 10 năm về trước, nên tại sao mọi người lại quan tâm về việc người khác vào Facebook ở đây và ở kia, hoặc Twitter chổ này, chổ khác và cả Youtube? Những điều này không thực sự là vấn đề tại công sở.

Vấn đề chính ở đây mà tôi gọi là S&H Sếp và Họp hành. Đây mới chính là những vấn đề chính tại công sở ngày nay. Và đây cũng là lý do vì sao mà việc không được giải quyết tại chổ làm, đó là do Sếp và Họp hành. Mà điều thú vị là, nếu chúng ta lắng nghe những nơi mà mọi người nói về làm việc - như tại nhà, trong xe hoặc trên máy bay, hoặc làm việc rất trễ vào ban đêm, hoặc vào sáng sớm -- chúng ta sẽ không thấy có sếp và họp hành; chúng ta có thể thấy rất nhiều thứ làm xao lãng, nhưng không có sếp và họp hành. Nên những vấn đề này chúng ta không tìm thấy ở đâu khác ngoài văn phòng. Mà sếp căn bản là những người mà công việc của họ là làm gián đoạn việc người khác. Đây là những việc mà các sếp hay làm, làm phiền người khác. Họ thật ra không làm gì cả, nên họ phải đảm bảo rằng những người khác đang làm việc, nên mới sinh ra việc làm phiền người khác. Trên thế giới hiện nay có rất nhiều sếp. Và cũng có rất nhiều người trên thế giới hiện nay. Và song song đó rất nhiều sự phiền toái trên thế giới hiện nay do các sếp gây ra. Họ thường đến kiểm tra bằng cách: "Này, công việc sao rồi? Đưa tôi coi xem nào" và mấy kiểu như vậy. Và họ hay làm phiền chúng ta vào không đúng thời điểm, trong khi chúng ta đang thực sự cố là một việc gì đó mà họ trả tiền cho chúng ta làm, họ lại làm gián đoạn chúng ta.

Chẳng hay chút nào. Nhưng còn tệ hơn nữa là các sếp còn tạo ra, cái mà gọi là họp hành. Họp hành là những thứ độc hại, ghê gớm và nguy hại trong một ngày tại công ty. Chúng ta ai cũng biết là sự thật. Và chúng ta chưa bao giờ thấy cuộc họp bất chợt nào mà được các nhân viên tổ chức; Chẳng có tác dụng gì. Sếp tổ chức cuộc họp, để các nhân viên cùng nhau, mà đây là cách gián đoạn công việc gián tiếp, chỉ để nói, "Chào, mà này chúng ta hiện có 10 người và có một cuộc họp. Tôi không quan tâm bạn đang làm gì. Anh/chị phải ngừng lại để mà tham gia cuộc họp này." Sao mà 10 người có thể ngừng làm liền được? Và nếu mà họ nghĩ về một vài điều quan trọng? Và nếu họ đang làm những công việc quan trọng? Tự nhiên chúng ta bảo họ ngừng lại để làm một việc khác. Nên họ tham gia vào cuộc họp, ngồi cùng nhau, và nói về những việc không quan trọng. Vì họp hành chẳng giải quyết được gì cả. Họp hành là nơi mà chúng ta bàn về những việc sẽ làm sau đó.

Nhưng họp hành cũng tiền thân cho việc tạo ra sản phẩm. Nên một cuộc họp có thể dẫn đến một cuộc họp khác và cuộc họp khác nữa. Và thường có rất nhiều người trong cuộc họp, và họ được trả rất nhiều tiền. Các công ty thường nghĩ một cuộc họp một tiếng chỉ là một cuộc họp một tiếng. nhưng không phải vậy, trừ khi chỉ có một người trong cuộc họp đó. Nếu có 10 người trong cuộc họp, thì đó là cuộc họp 10 tiếng, chứ không phải là cuộc họp một tiếng. 10 giờ đồng hồ sản xuất bị lấy mất từ công ty chỉ để có một cuộc họp một tiếng, cái mà thật ra chỉ nên có hai hoặc ba người tham gia trao đổi với nhau vài phút. Nhưng thay vào đó, là một cuộc họp dài, vì họp hành được chương trình theo cách các phần mềm hoạt động, các mà hoạt động tăng theo kiểu 15 phút, hoặc 30 phút, hoặc một giờ. Chúng ta không lên chương trình cuộc họp tám tiếng với Outlook. Chúng ta không thể. Tôi thậm chí không biết là chúng ta có thể hay không. Chúng ta chỉ có thể lên chương trình theo khoảng 15 phút, 30 phút hoặc 45 phút hoặc một giờ. Nên chúng ta thường lấp thời gian khi việc được giải quyết nhanh.

Nên họp hành và sếp là hai vấn đề chính trong việc kinh doanh hiện nay, mà đặc biệt là công sở. Những việc này không bao giờ diễn ra ngoài văn phòng. Nên tôi có một vài gợi ý để trị liệu vấn đề. Sếp có thể làm là -- những sếp có hiểu biết, hi vọng là thế -- những việc mà họ có thể biến văn phòng thành nơi tốt hơn để mọi người làm việc, mà đây không phải là cách cuối cùng, nhưng là cách đầu tiên? Đó là khi mọi người bắt đầu nói, "Khi tôi muốn giải quyết việc gì đó, tôi đến văn phòng." Vì văn phòng được trang bị đầy đủ, mọi thứ nên được sẵn dàng để họ bắt đầu làm công việc của mình, nhưng họ không muốn đến đó bây giờ, nên chúng ta thay đổi bằng cách nào? Tôi có ba gợi ý muốn chia sẻ với các anh chị. Tôi còn khoảng ba phút nữa, thế là đủ rồi.

Chúng ta đều biết về ngày thứ sáu ăn mặc tự do. Tôi không chắc là mọi người vẫn còn làm vậy. Nhưng còn Thứ Năm không chuyện trò thì sao Vậy chọn một thứ năm chỉ một lần trong một tháng và cắt đi nữa ngày đó và chỉ nói nữa buổi chiều - Tôi sẽ làm anh chị dễ chịu hơn. Nên chỉ có một buổi chiều, một Thứ Năm. Ngày thứ Năm đầu tiên của tháng - chỉ buổi chiều không ai trong văn phòng được phép nói chuyện với nhau. Chỉ yên lặng, vậy thôi. Và cái mà bạn sẽ thấy được là một khối lượng lớn công việc được giải quyết khi không ai nói chuyện với nhau. Đấy là lúc mà mọi người giải quyết công việc, là khi không ai làm phiền ai, khi không ai cản trở công việc của ai. Và chứng ta có thể cho thêm người bốn tiếng để không được làm phiền nhau là món quà tốt nhất mà chúng ta có thể tặng nhau tại chổ làm. Tốt hơn cả một máy tính. Tốt hơn cả một máy kiểm tra đời mới. Tốt hơn cả một phần mềm. hoặc bất cứ thứ gì mà mọi người sử dụng. Tạo điều kiện cho nhân viên có bốn tiếng làm việc yên lặng tại công ty là một điều rất có giá trị. Và nếu các anh chị thử điều đó, tôi nghĩ rằng các anh chị sẽ đồng ý. Và có thể, hi vọng là các anh chị sẽ làm điều đó thường xuyên hơn. Nên có lẽ là mỗi tuần, hoặc mỗi tuần, một lần một tuần, các buổi chiều không ai có thể nói chuyện với nhau. Đó là một việc mà các anh chị sẽ thấy rất hiệu quả.

Và việc khác mà chúng ta cũng nên thử áp dụng là thay đổi cách từ cách trao đổi và cung cấp thông tin chủ động bằng mặt đối mặt, vỗ vào vai người khác, chào nhau, họp hành, và thay thế những cách đó bằng phương thức giao tiếp thụ động hơn bằng cách sử dụng email, tin nhắn nhanh, hoặc những sản phẩm làm việc chẳng hạn như vậy. Vài người sẽ nghĩ là email thật sự làm gián đoạn công việc và cả tin nhắn nữa. và những việc này thật sự làm gián đoạn công việc, nhưng những việc này chỉ làm gián đoạn tại thời điểm do chúng ta tự chọn và cho việc chúng ta tự chọn ra. Chúng ta có thể tạm thời không dùng email, nhưng chúng ta không thể từ chối sếp. Chúng ta có thể không dùng tin nhắn, nhưng chúng ta không thể trốn sếp được. Chúng ta có thể để những việc này sang một bên, và sau đó có thể tự làm gián đoạn theo thời gian biếu của mình, theo thời điểm mình chọn, khi chúng ta rảnh, khi chúng ta sẵn sàng làm lại. Vì làm việc, giống như giấc ngủ, diễn ra theo trạng thái. Nên chúng ta cố gắng và làm việc, và khi chúng ta trở lại trạng thái ban đầu của công việc đó, thì có lẽ đó là lúc chúng ta nên kiểm tra email, hoặc kiểm tra tin nhắn. Và không có công việc nào gấp rút cả, việc mà cần phải giải quyết, cần phải được trả lời ngay trong lúc đó. Nên nếu sếp của chúng ta, bắt đầu khuyến khích mọi người sử dụng công cụ như là tin nhắn và email và những thứ khác thì người khác có thể để việc đó một bên và trở lại với tiến độ riêng của họ.

Và đề nghị cuối cùng mà tôi có là nếu anh chị sắp có một cuộc họp, nếu anh chị có quyền, thì hãy hủy bỏ cuộc họp, hủy bỏ cuộc họp tiếp theo Ngày thứ Sáu - nên Thứ Hai, thường mọi người có cuộc họp vào thứ Hai. Đừng tiến hành. Tôi không có ý là bỏ đi, mà chỉ là xóa đi trong bộ nhớ. Và anh chị sẽ thấy được rằng mọi thứ trở nên tốt cả. Và những thảo luận và quyết định mà anh chị tưởng là anh chị phải làm tại thời điểm 9:00 sáng vào thứ Hai, quên hết đi, và mọi thứ đều tốt. Mọi người có một buổi sáng dễ dàng hơn, họ có thể thật sự nghĩ, và anh chị sẽ thấy rằng có lẽ những việc chúng ta nghĩ chúng ta phải làm, thật ra chúng ta không bắt buộc phải làm.

Đó là những gợi ý nhanh mà tôi mong anh chị nghĩ về nó. Và tôi hi vọng rằng vài ý nghĩ này ít ra cũng đủ để các giám đốc, sếp, chủ doanh nghiệp và các nhà tổ chức và những ai kiểm soát công việc người khác nên nghĩ về việc thong thả hơn một chút và để mọi người có nhiều thời gian hơn để giải quyết công việc. Và tôi nghĩ rằng điều đó sẽ đạt được hiệu quả.

Cảm ơn đã lắng nghe.

(Vỗ tay)