Джейсон Фрайд: Чому не працюється на роботі

Я збираюсь говорити про роботу, а саме про те чому люди не можуть виконати роботу на роботі, що є проблемою з якою всі ми стикаємось. Але давайте почнемо з початку. Тож, у нас є компанії, некомерційні і благодійні фонди і всі ці структури мають працівників чи різноманітних волонтерів. І вони очікують що люди, які на них працюють чудово виконуватимуть свою роботу. Я на це сподіваюсь, хоча б. Або хоча б добре її виконуватимуть, а якщо добре, — можна сподіватись що й чудово. І що вони зазвичай роблять: вирішують що всіх цих людей необхідно зібрати в одному місці виконувати цю роботу. Тож, в компаніях, фондах чи організаціях будь-якого типу, звичайно, якщо ви не працюєте в Африці, якщо вам справді пощастило, більшість людей мусить ходити в офіс щодня. І ці компанії будують свої офіси. Вони купують будівлі, орендують їх чи винаймають окремі приміщення і наповнюють їх речами: столами, партами, стільцями, обладнанням, програмним забезпеченням, доступом до інтернету, можливо холодильником, можливо ще якимись речами, і очікують від працівників, волонтерів, що вони приходитимуть на те місце щодня і добре виконуватимуть роботу Тобто виглядає цілком закономірно цього очікувати.

Однак, якщо ви поговорите з людьми чи навіть задасте собі питання, спитаєте себе куди ви насправді хочете піти коли вам потрібно щось зробити? Виявиться, що люди відповідають зовсім не так як від них очікують роботодавці. Якщо спитаєте людей: куди вам треба піти коли необхідно виконати якусь роботу? Зазвичай ви отримаєте три різні відповіді. Перша, це якась кімната чи місце. Друга, це рухомий об’єкт. І третя, це час.

Ось кілька прикладів. Коли я питаю людей — а я це роблю вже близько десяти років — Питаю в них «Куди ви йдете коли вам необхідно виконати якусь роботу?» Я чую щось на зразок: на ґанок, на балкон, на кухню. Чую про місця штибу особливої кімнати в будинку, підвалу, кав’ярні, бібліотеки. А ще місця на зразок потяга, літака, машини — засобів пересування. Також можна почути: «Ну, насправді байдуже де я є, якщо це вдосвіта або ж затемна чи на вихідних». Ви ніколи не почуєте щоб хтось казав про офіс. Та роботодавці витрачають гроші саме на місця, що звуться офісами, і вимагають від людей ходити туди повсякчас, навіть якщо люди не роблять свою роботу в офісах.

Про що це каже? Чому так є? Чому так відбувається? І от що ви знайдете, якщо копнете глибше, з’ясуєте що люди — ось що відбувається — люди йдуть на роботу, і вони насправді марнують свій робочий день заради кількох продуктивних миттєвостей. Ось що стається в офісі. У вас більше немає робочого дня,— лише робочі миті. Наче вхідні двері офісу — це кухонний комбайн і коли ви входите, ваш день ділиться на частинки, тому що у вас є 15 хвилин на те і 30 на те, а потім відбувається ще щось і ви повністю відірвані від праці, вам слід зробити щось інше, потім у вас буде 20 хвилин, а потім обід. Потім треба зробити щось іще, далі 15 хвилин і тут хтось відводить вас вбік і щось питає. Ви не встигаєте й оком повести, як вже 5 година, і ви озираєтесь на прожитий день розуміючи що нічого не зробили. Ну ви знаєте, з усіма це траплялось. Можливо це трапилось з вами вчора, чи позавчора, чи поза-позавчора. Ви озираєтесь на свій день і відчуваєте, що нічого не зробили за сьогодні. Я був на роботі. Я сидів за своїм столом. Я користувався дорогим комп’ютером. Користувався програмним забезпеченням, яким повинен був користуватись. Ходив на усі зустрічі, на які повинен був. Був на телефонних конференціях. Я робив весь цей непотріб. Але насправді я нічого не зробив. Я просто виконував завдання. Але нічого значимого не зробив.

І що ви з’ясуєте, особливо стосовно творчих людей — дизайнерів, програмістів, письменників, інженерів, мислителів — що людям дійсно потрібні тривалі проміжки часу, коли їх ніхто не турбує, для виконання їх завдань. Неможливо заставити когось бути творчим протягом 15 хвилин і насправді заглибитись в завдання. У вас може швидко промайнути ідея, але щоб заглибитись у проблему, розглянути її старанно, вам необхідно більше часу. І навіть якщо робочий день триває 8 годин, як багато з присутніх тут витрачали всі ці 8 годин на свої справи в офісі? Може, сім годин? Шість? П’ять? Чотири? Коли востаннє у вас було три години на власні справи в офісі? Дві години? Може, одна. Дуже мало людей, в яких насправді є час, коли їх ніхто не перериває. І саме тому люди надають перевагу дому, як місцю роботи, або ж, можливо, вони йдуть в офіс, але вдосвіта чи затемна, коли нікого вже нема, чи залишаються коли всі інші йдуть, чи приходять на вихідних, роблять роботу в літаку, машині чи потязі, тому що там ніхто не відволікає.

Існують різні фактори, що відволікають. Не всі з них є поганими, про що я скажу за хвилину. І вся ця феноменальна ситуація коли є короткі проміжки часу для того щоб щось зробити, нагадує мені ще одну річ, яку неможливо здійснити, коли тебе турбують — виспатись. Я думаю, що сон і робота дуже тісно пов’язані між собою. І справа навіть не в тому, що неможливо працювати під час сну, чи спати під час роботи. Я про інше. Маю на увазі той факт, що сон як і робота складається з фаз або періодів. Отже, наш сон складається з фаз чи періодів — різні люди по-різному їх називають. Їх всього п’ять і щоб досягти важливих періодів глибокого сну, треба пройти всі попередні. А якщо вас перервуть під час ранніх фаз — хтось штовхне вас уві сні, чи прозвучить різкий звук або ще щось — ви просто не зможете продовжити з того ж місця, де вас перервали.

Якщо вас розбудили, то доводиться починати з початку. Доводиться забувати про всі пройдені фази. А закінчується все тим, що трапляються дні, коли ви встаєте о восьмій чи сьомій ранку, чи о котрій ви встаєте, і відчуваєте, що недоспали. Наче й спали: пішли до ліжка, лягли, але насправді не поспали. Люди кажуть «йти спати», але насправді ви не йдете спати, ви йдете назустріч сну, Це займає певний час; вам треба пройти всі фази. А якщо вас перервати, ви не виспитесь. І що ж, ми вважаємо чи хтось вважає, що хтось може виспатись коли його всю ніч тривожать? Не думаю, що хтось на це може відповісти ствердно. Чому ж ми вважаємо, що люди можуть працювати добре, коли їх відволікають в офісі? Як можна думати, що люди зроблять свою роботу, якщо вони щодня ходять в офіс, де їх переривають? Звучить як нісенітниця.

Тож, що це за фактори, які відволікають людей в офісах, і яких нема в інших місцях? Адже деінде теж є моменти, які відволікають, наприклад, це може бути телевізор, або можливість піти погуляти, чи холодильник внизу, або диван, чи що там ще може бути. Якщо ви поговорите з деякими менеджерами, то дізнаєтесь, чого вони не хочуть, щоб їх робітники працювали вдома власне через ці причини. Ще вони скажуть, деякі з них, «Якщо я не бачу людини, як я можу бути певним що вона працює?» що само собою, звісно, дурість, але її часто можна почути. Я теж є одним з цих менеджерів. Я розумію; знаю як це буває. Нам всім слід вдосконалюватись в цьому плані. Та все одно вони часто згадують відволікаючі фактори. «Я не можу дозволити комусь працювати з дому. Вони будуть дивитись телевізор. Чи займатись якимись іншими речами». Та насправді це не ті речі, що відволікають. Тому що вони добровільні. Ви самі вирішуєте, коли хочете і можете відволіктись на телевізор. Ви вирішуєте, коли щось хочете увімкнути. Ви вирішуєте, коли хочете піти прогулятись. А в офісі більшість речей, які відволікають, з тих які перешкоджають виконанню роботи, є вимушеними. Отже, давайте перерахуємо кілька з них.

І ось, менеджери і керівники часто заставляють нас думати, що від роботи відволікають Facebook і Twitter Youtube та інші сайти. Деколи справа доходить до того, що ці сайти блокують на роботі. Деякі з вас напевне працюють в місцях, де немає доступу до цих сайтів. У нас що Китай тут? Що, чорт забирай, відбувається? Ви не можете зайти на сайт на роботі, і що через це люди і виконають свою роботу? Через те що вони не користуються Facebook і Twitter? Але це трохи дивно. І це брехня. Адже сьогоднішні Facebook, Twitter та Youtube, це лише вчорашні перерви на каву. Десять років назад нікого не турбувало, що люди ходять випити кави на 15 хвилин, чому ж нині когось хвилює, що люди переглядають Facebook, Twitter чи Youtube? Насправді не вони є проблемами в офісі.

Справжні проблеми я люблю називати ем-енд-емсами (M&M's — від «Managers and Meetings») — це менеджери і зустрічі. Ось це і є справжні проблеми сучасного офісу. Саме через них на роботі нічого не робиться, через ем-енд-емси. І що цікаво, якщо ми згадаємо ті місця, де люди хотіли б працювати, дім, машину, літак, вдосвіта, затемна, то не знайдемо там менеджерів та зустрічей. Знайдеться купа інших речей, що відволікають, але ні менеджерів, ні зустрічей. І це те, що ви не знайдете ніде окрім офісу. А менеджери це ті люди, робота яких полягає в тому щоб відволікати людей. Адже це їх покликання — відволікати людей. Вони самі нічого не роблять, їх справа — слідкувати за тим, щоб інші виконували свою роботу, що і є завадою. У світі зараз багато менеджерів. І взагалі багато людей. І багато невиконаної роботи через менеджерів. Вони повинні слідкувати: «Агов, як просуваються справи?» Покажи мені, що відбувається» та інше. Вони продовжують переривати вас в незручний час, в ті миті, коли ви намагаєтесь зробити саме те, за що вам платять гроші вони зазвичай і турбують.

І це погано. Але що гірше, це те, що менеджери роблять найчастіше — скликають зустрічі. А зустрічі — це отруйні, жахливі речі під час робочого дня. Ми всі знаємо, що це так. Ви ніколи не побачите зустрічі, яку добровільно зібрали самі працівники. Це відбувається інакше. Менеджер кличе всіх на зустріч, щоб працівники могли зібратись разом, і це дуже відволікає: сказати «Дивись, ми плануємо зібрати зараз 10 людей на зустріч. І мені байдуже, чим ви зараз займаєтесь. Просто покиньте зараз все, щоб ми могли провести зустріч». Я маю на увазі, які шанси що всі ці десятеро готові перерватись в цю мить? Що як вони думали над чимось важливим? Що як вони виконували важливу роботу? І раптом ви кажете їм, що вони повинні все покинути і робить щось інше. Ось, вони йдуть в конференц-залу, збираються разом і говорять про речі, які зазвичай не є важливими. Тому що зустрічі це не робота. Зустріч — це місце, де обговорюються подальші дії.

Однак зустрічі просто тягнуть за собою подальші зустрічі. Одна зустріч призводить до іншої, а та до ще однієї. На зустрічах як правило надто багато людей тому вони дуже витратні для організацій. Компанії часто думають, що годинна зустріч займе годину часу, але це не так, хіба що на цій зустрічі не більше однієї людини. А якщо людей десяток, то це десяти-годинна зустріч, а не годинна. Це десять годин продуктивності забраних в організації, щоб провести зустріч на годину, для якої напевно вистачило би двох людей, які б зібрались на кілька хвилин. Але натомість є тривала запланована зустріч, тому що так працює програмне забезпечення для планування, в якого є тільки інтервали на 15, 30 хвилин, або годину. Ви не плануєте восьмигодинну зустріч за допомогою Outlook. Так не буває. Я навіть не знаю, чи це можливо. Можна встановити лише 15, 30, 45 хвилин або годину. І ось ми намагаємось заповнити цей час, хоча все може відбутись набагато швидше.

Отже, зустрічі і менеджери — дві головні сучасні проблеми бізнесу, особливо в офісах. Цих речей не існує поза офісом. І в мене є кілька пропозицій щоб виправити цю ситуацію. Менеджери можуть — освічені менеджери, треба сподіватись — можуть зробити офіс кращим місцем для роботи, щоб він був не останнім засобом, а першою необхідністю. Щоб люди почали казати: «Коли мені дійсно треба щось зробити я йду в офіс». Тому що офіси добре обладнані, там є все для роботи, але на сьогодні, ніхто не хоче працювати там. Як нам змінити це? Я маю три пропозиції, якими з вами поділюсь. Мені залишилось три хвилини, цього як раз вистачить.

Всі ми чули про «джинсову п’ятницю» (вільна форма одягу). Я не знаю, чи це робиться досі. Але як щодо «німих» четвергів? Як щодо того, щоб брати один четвер на місяць і розділити його навпіл, брати, скажімо, для простоти другу половину дня. Отже, тільки друга половина дня, один четвер на місяць. Перший четвер місяця — тільки в другій половині — ніхто в офісі не повинен розмовляти один з одним. Тільки тиша і все. Ви побачите, що шалена кількість справ робиться коли ніхто один з одним не розмовляє. Саме в цей час люди виконують роботу, коли їх не відволікають. І ви можете подарувати комусь чотири години роботи без перепон. Це кращий подарунок який ви можете зробити на роботі. Це краще комп’ютера. Краще нового монітора. Краще за нове програмне забезпечення, чи що там люди зазвичай використовують. Чотири години тиші в офісі надзвичайно цінні. І якщо ви спробуєте, думаю, погодитесь. Можливо, я сподіваюсь на це, ви робитимете це частіше. Може, раз на два тижні чи щотижня, раз на тиждень, в другій половині дня буде заборонено розмовляти один з одним. Ви побачите, що це чудово працює.

А ще можете спробувати перемкнутись з активного обміну інформацією, віч-на-віч, коли люди торкають одне одного за плече, вітаються, зустрічаються, і замінити все це більш пасивними формами спілкування — використовувати електронну пошту і обмін миттєвими повідомленнями або спеціальні колабораційні продукти, щось таке. Деякі люди, можливо, вважають, що електронна пошта дуже відволікає, а миттєві повідомлення тим більше, це справді так, але мить, коли можна відволіктись ви обираєте самі. Ви можете закрити поштову програму, але ви не можете зробити те ж зі своїм керівником. Ви можете згорнути програму миттєвих повідомлень, але не можете сховати свого менеджера. Ви можете відкласти всі ці заняття і перериватись на них за власним розкладом, коли ви вільні, коли готові вступити в дискусію. Тому що робота як і сон складається з фаз. Тому ви підете і попрацюєте, а потім коли вийдете з цієї роботи, можливо тоді буде час перевірити пошту чи джабер. Кількість якихось справді термінових справ, які потребують негайного втручання, негайних дій досить мала. Отже, якщо ви менеджер почніть заохочувати використання миттєвих повідомлень, пошти та інших засобів спілкування, де взаємодію можна відкласти та повернутись у зручний час.

І моя остання пропозиція полягає в тому, що якщо у вас попереду зустріч, і ви маєте повноваження, то просто скасуйте її. Сьогодні п’ятниця. Отже, в понеділок, зазвичай люди збираються в понеділок, просто не робіть цього. Я маю на увазі, не перенесіть, а просто скасуйте зустріч, її нема. Ви побачите, що все буде гаразд. Всі ці обговорення і рішення, які треба було прийняти о 9 ранку в понеділок, просто забудьте про них, і все буде гаразд. У людей буде більш вільний ранок, вони зможуть над чимсь подумати, а ви побачите, що всі ті речі, які, здавалося б, необхідно зробити, насправді непотрібні.

Це були три пропозиції, і я хочу, щоб ви подумали над ними. Я сподіваюсь, що деякі з цих ідей були досить провокативними для менеджерів, керівників і бізнесменів, організаторів і людей, які відповідальні за людей, щоб примусити їх подумати над тим, щоб щось трохи змінити і дати людям трохи більше часу на виконання роботи. Я думаю що все це себе виправдає, врешті-решт.

Дякую за увагу.

(Оплески)