Jason Fried: Porque o trabalho não se faz no trabalho

Vou falar sobre o trabalho, especificamente porque as pessoas parecem não conseguir fazê-lo no local de trabalho, o que é um problema que praticamente todos nós temos. Comecemos pelo princípio. Temos empresas, organizações não-lucrativas e instituições de caridade e todos estes grupos que têm empregados ou alguma espécie de voluntários. E estas esperam que as pessoas que trabalham para elas façam um excelente trabalho -- Espero eu, pelo menos. Pelo menos bom trabalho, esperemos, pelo menos, que seja bom trabalho -- talvez um excelente trabalho. E o que costumam fazer é decidir que todas estas pessoas devem ser concentradas num sítio só para fazer esse trabalho. Uma empresa, uma instituição de caridade, ou uma organização de qualquer tipo, tipicamente -- a não ser que trabalhe em África, se forem sortudos o suficiente -- a maioria das pessoas tem de ir para o escritório todos os dias. Então estas empresas, elas constroem escritórios. Elas vão e compram um edifício, ou alugam um edifício. ou ocupam algum espaço, e enchem o espaço com material. Enchem-no com mesas, ou secretárias, cadeiras, equipamento informático, software, acesso à internet, talvez um frigorífico, talvez outras coisas, e elas esperam que os seus empregados, ou voluntários, venham para esse local todos os dias para fazer um excelente trabalho. Parece perfeitamente razoável pedir isso.

No entanto, se forem a falar com as pessoas e mesmo questionarem-se a si mesmos, perguntam-se, aonde querem mesmo ir quando precisam realizar algo? vão descobrir que as pessoas não respondem o que as empresas pensariam. Se perguntarem às pessoas: aonde precisa mesmo de ir quando precisam de fazer algo? Tipicamente obtêm-se três tipos de respostas diferentes. Um é um tipo de lugar, ou um local, ou uma divisão. Outro, é um objecto em andamento. E o terceiro, é um espaço de tempo.

Aqui estão alguns exemplos. Quando pergunto às pessoas -- e eu tenho andado a perguntar isto há 10 anos -- Pergunto-lhes, "Aonde vai quando precisa de fazer algo?" Oiço coisas como, o alpendre, o pátio, a cozinha. Oiço coisas como uma divisão extra da casa, a cave, o café, a biblioteca. E depois ouve-se coisas como o comboio, um avião, um carro -- portanto a viagem diária para o trabalho. E ouve-se as pessoas dizerem, "Bem, não importa realmente onde estou, desde que seja muito cedo de manhã ou muito tarde à noite ou nos fins-de-semana." Quase nunca se ouve alguém responder o escritório. Mas as empresas estão a gastar este dinheiro todo num local chamado escritório, e obrigam as pessoas a lá ir sempre, mas as elas não trabalham no escritório.

O que se passa? Porquê isso? Porque está isto a acontecer? E o que descobrimos é que, se estudarmos um pouco mais a fundo, descobrimos que as pessoas -- é isto que acontece -- as pessoas vão trabalhar, e basicamente estão a trocar o seu dia de trabalho por uma série de momentos de trabalho. É isto que acontece no escritório. Já não há um dia de trabalho; há momentos de trabalho. É como se a porta do escritório fosse uma trituradora, ao entrar o seu dia é rasgado em pedaços, porque tem 15 minutos aqui e 30 minutos ali, e depois acontece qualquer coisa, e tem de ir fazer outra coisa qualquer, depois tem 20 minutos, depois é o almoço. Depois tem outra coisa para fazer, depois tem 15 minutos, e alguém vem chamar-vos para fazer uma pergunta. E quando se apercebe, são 5 da tarde, e olha para trás no dia, e percebe que não conseguiu despachar nada. Quero dizer, já todos passámos por isto. Nós provavelmente passámos por isto ontem, ou anteontem, ou no dia anterior. Olha-se para trás no dia, e pensa-se, eu não fiz nada neste dia. Eu estive no trabalho. Sentei-me à minha secretária. Eu usei o meu computador caro. Eu usei o software que eles me disseram para usar. Eu fui a estas reuniões que me pediram para ir. Eu fiz chamadas em conferência. Eu fiz isto tudo. Mas eu na realidade não fiz nada. Só fiz tarefas. Não fazia um trabalho mesmo significativo.

E o que se descobre é que, especialmente com pessoas criativas -- designers, programadores, escritores, engenheiros, pensadores -- que as pessoas precisam mesmo de longos períodos de tempo sem serem interrompidos para fazerem alguma coisa. Não se pode pedir a alguém para ser criativo em 15 minutos e pensar seriamente num problema. Podemos ter uma ideia por alto, mas para estar a pensar profundamente num problema e realmente considerá-lo cuidadosamente, é preciso longos períodos de tempo. E mesmo que o dia de trabalho seja tipicamente de 8 horas, quantas pessoas aqui tiveram 8 horas para si mesmas no escritório? E que tal 7 horas? Seis? Cinco? Quatro? Quando foi a última vez que teve 3 horas para si no escritório? Duas horas? Uma, talvez. Muito, muito poucas pessoas têm mesmo longos intervalos de tempo no escritório sem serem interrompidos. É esta a razão de as pessoas decidirem fazer o trabalho em casa, ou podem ir para o escritório, mas podem ir muito cedo de manhã, ou tarde à noite quando não está ninguém, ou ficam quando todos vão embora, ou vão aos fins-de-semana, ou fazem o seu trabalho no avião, ou fazem o trabalho no carro ou no comboio porque não há distracções.

Agora há diferentes tipos de distracções, mas não são os tipos piores de distracções de que vou falar daqui a um minuto. E este género de fenómeno de ter curtos bocados de tempo para fazer as coisas faz-me lembrar outra coisa que não resulta quando se é interrompido, e isso é o sono. Eu acho que o sono e o trabalho estão intimamente relacionados. E não é só por poder trabalhar enquanto dorme e poder dormir enquanto trabalha. Não é bem isso que eu quero dizer. Falo especificamente do facto que o sono e o trabalho são baseados em fases, ou baseados em etapas. Então o sono é feito de fases do sono, ou etapas -- alguma pessoas dão diferentes nomes. Há cinco delas, e para conseguirmos ir para as mais profundas, as mais significativas, temos de passar pelas anteriores. E se for interrompido enquanto estiver nas anteriores -- se alguém der um encontrão na sua cama, se houver um som, ou o que quer que aconteça -- não se pode simplesmente retomar aonde estávamos.

se for interrompido e acordado, tem de começar de novo. Tem de voltar atrás algumas fases e começar de novo. E o que acaba por acontecer -- às vezes podem ter dias assim em que se levantam às 8 da manhã, ou 7 da manhã, ou à hora a que se levantam, e pensam, raios, não dormi muito bem. Eu fiz aquilo do sono -- fui para a cama, deitei-me -- mas não dormi a sério. As pessoas costumam dizer que vão dormir, mas na realidade não vão dormir, vão a caminho de dormir. Só demora um pouco; têm de passar por estas fases e tal. E se for interrompido, não dorme bem. Então como podemos esperar -- há aqui alguém que espera que uma pessoa durma bem se for interrompido toda a noite? Penso que ninguém diria que sim. Porque esperamos que as pessoas trabalhem bem se estão a ser interrompidas todo o dia no escritório? Como é que se pode esperar que as pessoas façam o seu trabalho se vão para o escritório para serem interrompidas? Isso não me parece fazer muito sentido.

Então o que são estas interrupções que acontecem no escritório e que não acontecem noutros sítios? Porque noutros sítios, podemos ter interrupções, como, podemos ter uma TV, ou podemos dar um passeio, ou há frigorífico no andar de baixo, ou temos o nosso próprio sofá, ou o que quer que queira fazer. E se falar com alguns administradores, eles dizem-vos que não querem que os seus empregados façam trabalho em casa por causa das distracções. Também dizem -- às vezes também dizem, "Bem, se eu não vejo a pessoa, como é que sei que está a trabalhar?" o que é ridículo, claro, mas é uma das desculpas que os gestores dão. E eu sou um desses gestores. Eu percebo; sei como isto funciona. Todos temos de melhorar nisto. Mas muitas vezes eles mencionam distracções. "Não posso deixar alguém trabalhar em casa. Eles vão ver TV. Eles vão fazer esta outra coisa." Parece que afinal não são essas coisas que distraem mesmo. Porque essas são distracções voluntárias. Você decide quando quer ser distraído pela TV. Você decide quando quer ligar alguma coisa. Você decide quando quer descer as escadas e ir dar um passeio. No escritório, a maioria das interrupções e distracções que impede mesmo as pessoas de fazerem o seu trabalho são involuntárias. Então vamos ver algumas dessas.

Agora, gestores e patrões vão fazer-vos pensar que as verdadeiras distracções no trabalho são coisas como o Facebook e o Twitter e o Youtube e outros websites. De facto, eles irão tão longe que banirão estes sites no trabalho. Alguns de vocês talvez trabalhem em sítios onde não se pode aceder a certos sites. Quer dizer, isto é a China? Que raio se passa aqui? Não se pode ir a um website no trabalho, e isso é o problema, por isso é que as pessoas não fazem o seu trabalho, porque vão ao Facebook e vão ao Twitter? É um bocado ridículo. É uma desculpa. E o Facebook, o Twitter e o Youtube actuais, estas coisas são as pausas para fumar modernas. Ninguém se preocupava em deixar as pessoas terem uma pausa de 15 minutos para fumar há 10 atrás, então porque toda a gente se preocupa que alguém vá ao Facebook de vez em quando, ou ao Twitter de vez em quando, ou ao Youtube de vez em quando? Esses não são os verdadeiros problemas no escritório.

Os verdadeiros problemas são aqueles que eu gosto de chamar os M&M's, os gestores (managers) e as reuniões (meetings). Esses são os problemas reais no escritório moderno. É por isto que as coisas não são feitas no trabalho, por causa dos M&M's. O que é interessante é que, se ouvir todos os sítios em que as pessoas dizem fazer o seu trabalho -- como em casa, ou no carro, ou no avião, ou à noite, ou de manhãzinha -- não se encontram gestores nem reuniões; encontram-se muitas outras distracções, mas não gestores e reuniões. Estas são as coisas que não se encontram noutros sítios, mas que se encontram no escritório. E os gestores são basicamente pessoas cujo trabalho é interromper outras. É praticamente para isso que os gestores existem, para interromper as pessoas. Eles não fazem mesmo o trabalho, mas têm de garantir que alguém o está a fazer, o que é uma interrupção. E temos muitos gestores no mundo agora. E há muitas pessoas no mundo agora. E há muitas interrupções no mundo agora por causa destes gestores. Eles têm de verificar: "Hey, como vai isso? Mostra-me o que se passa." e esse tipo de coisa. E continuam a interromper-vos na hora errada, enquanto vocês estão a tentar fazer aquilo que eles vos pagam para fazer, eles tendem a interromper-vos.

Isso é um bocado mau. Mas o que é pior é o que os administradores fazem acima de tudo, que é marcar reuniões. E reuniões são simplesmente tóxicas, terríveis, coisas venenosas durante o dia no trabalho. Todos sabemos que isto é verdade. Nunca verão uma reunião espontânea marcada por empregados; não funciona assim. O gestor marca a reunião, para que os empregados possam vir todos juntos, e uma coisa incrivelmente perturbadora que se faz às pessoas -- é dizer, " Olhem, vamos agrupar 10 pessoas agora mesmo e ter uma reunião. Não me importa o que estão a fazer. Só, têm de parar o que estão a fazer, para terem esta reunião." Quero dizer, que probabilidade há de 10 pessoas estarem prontas para parar? E se estão a pensar em algo importante? E se estão a fazer algo importante? De repente, diz-lhes que têm de parar de fazer aquilo para fazer outra coisa qualquer. E vão para uma sala de reuniões, juntam-se, e falam de assuntos que normalmente nem interessam. Porque as reuniões não são trabalho. Reuniões são sítios onde se fala do que supostamente se vai fazer mais tarde.

Mas as reuniões também se reproduzem. Uma reunião tende a levar a outra reunião e a outra reunião. Há frequentemente demasiadas pessoas nas reuniões, e elas são muito, muito caras para a organização. As empresas costumam pensar numa reunião de uma hora como uma reunião de uma hora, mas isso não é verdade, a não ser que esteja apenas uma pessoa nessa reunião. Se estiverem 10 pessoas, é uma reunião de 10 horas, não de 1 hora. São 10 horas de produtividade tiradas ao resto da organização para ter esta reunião de uma hora, que provavelmente deveria ter sido resolvida entre 2 ou 3 pessoas falando alguns minutos. Mas ao invés, há uma reunião longa e programada, porque as reuniões são programadas como o software funciona, que é prolongamentos de 15 minutos, ou 30 minutos, ou uma hora. Não se marca uma reunião de 8 horas no Outlook. Não se pode. Nem sei se se pode. Pode durar 15 minutos, ou 30 minutos, ou 45 minutos, ou uma hora. E então tentamos encher este tempo quando as coisas deviam era serem logo despachadas.

Assim, reuniões e gestores são dois grandes problemas nos negócios de hoje, especialmente para escritórios. Estas coisas não existem fora do escritório. Eu tenho algumas sugestões para resolver a situação. O que os gestores podem fazer -- gestores iluminados, esperemos -- o que podem fazer para tornar o escritório um sítio melhor para trabalhar, para que não seja o último recurso, mas sim o primeiro? Que as pessoas comecem a dizer, "Quando quero mesmo expedir alguma coisa, vou para o escritório." Porque os escritórios estão bem equipados, tudo deve estar lá para que possam fazer o seu trabalho, mas agora não querem lá ir, então como mudamos isso? Eu tenho 3 sugestões para partilhar convosco. Tenho cerca de 3 minutos, portanto é mesmo à conta.

Todos ouvimos falar das "Sextas-feiras informais". Não sei se as pessoas ainda fazem isso. Mas que tal "Quintas-feiras sem conversa". Que tal -- escolham uma quinta-feira no mês partam esse dia ao meio e digamos só a parte da tarde -- vou facilitar-vos isto. Então só a tarde, uma quinta-feira. A primeira quinta-feira do mês -- só a parte da tarde -- ninguém no escritório pode falar entre si. Apenas silêncio, é isso. E o que vão descobrir é que uma grande quantidade de trabalho é acabada quando ninguém fala entre si. Isto é quando as pessoas realmente fazem coisas, é quando não está ninguém a incomodá-las, ninguém a interrompê-las E podemos dar a alguém -- dar a alguém 4 horas seguidas é a melhor prenda que se pode dar a alguém a trabalhar. É melhor que um computador. É melhor que um novo monitor. É melhor que novo software, ou o que quer que as pessoas costumem usar. Dar-lhes 4 horas de silêncio no escritório vai ser muito valioso. E se tentarem isso, acho que vão concordar. E talvez, esperemos que possam fazê-lo mais vezes. Talvez seja de duas em duas semanas, ou todas as semanas, uma vez por semana, tardes em que ninguém fala entre si. Isso é algo que verão que funciona mesmo.

Outra coisa que podem tentar é deixar a comunicação e a colaboração activas, que são coisas cara-a-cara, dar uma palmadinha no ombro, cumprimentá-los, ter reuniões, e substituir isso por modelos mais passivos de comunicação usando coisas como o email ou mensagens instantâneas, ou programas de colaboração -- coisas assim. Algumas pessoas podem dizer que o email distrai muito e as M.I. distraem mesmo muito, e estas outras coisas distraem muito, mas distraem num momento escolhido por si. Pode fechar o email, não pode pôr de lado o seu patrão. Pode fechar as M.I., não pode esconder o seu chefe. Pode afastar estas coisas de si, e pode ser interrompido no seu próprio horário, à sua disponibilidade, quando estiver livre, quando quiser recomeçar. Porque o trabalho, como o sono, ocorre em fases. É como ir para cima e fazer algum trabalho, e depois descer desse trabalho, e talvez verificar o email ou as mensagens instantâneas E há muito, muito poucas coisas que são assim tão urgentes que têm de acontecer, que têm de ser respondidas nesse segundo. Se for gestor, comece a encorajar as pessoas a usarem mais coisas como M.I. e email e outras coisas que se podem pôr de lado e regressar no seu próprio horário.

E a última sugestão que tenho é que, se tem mesmo uma reunião aí à porta, se tem o poder, cancele, apenas cancele esta próxima reunião. Hoje é sexta-feira -- então segunda-feira, geralmente as pessoas têm reuniões à segunda-feira. Simplesmente não a tenha. Eu não digo adiá-la, Digo apagá-la da sua memória, já foi. E descobrirá que tudo ficará bem. Todas estas discussões e decisões que pensou que tinha de fazer a essas 9:00 da manhã de segunda-feira, esqueça-as, e as coisas saíram bem. As pessoas terão uma manhã desocupada, poderão realmente pensar, e talvez descubra que todas aquelas coisas que pensava que tinha de fazer, não tem realmente de as fazer.

Estas são as 3 sugestões rápidas que vos queria dar pensem nisto. E espero que algumas destas ideias tenham sido pelo menos estimulantes o suficiente para que gestores e patrões e donos de empresas e organizadores e pessoas que estão responsáveis por outras pessoas pensem em abrandar um pouco e dar às pessoas mais tempo para fazerem o seu trabalho. Penso que compensará no fim.

Obrigado por escutarem.

(Aplausos)