Jason Fried: Waarom werken niet lukt op het werk

Dus ik ga vertellen over werk, om precies te zijn waarom mensen maar niet lijken te slagen om werk gedaan te krijgen op het werk, een probleem dat we allemaal een beetje hebben. Maar laten we beginnen bij het begin. Dus we hebben bedrijven en non-profitorganisaties en liefdadigheidsinstellingen en al deze groepen hebben werknemers of vrijwilligers of zoiets. En ze verwachten dat deze mensen die voor hen werken hun werk goed doen -- dat mag ik tenminste hopen. Tenminste goed werk, hopelijk is het goed werk -- hopelijk geweldig werk. En dus wat ze meestal doen is dat ze beslissen dat al die mensen bij elkaar moeten komen op één plek om dat werk te doen. Dus een bedrijf, of een liefdadigheidsinstelling, of wat voor organisatie dan ook, ze moeten meestal -- tenzij u werkt in Afrika, als u echt het geluk hebt dat te doen -- de meeste mensen moeten iedere dag naar een kantoor toe. En dus bouwen deze bedrijven kantoren. Ze kopen een gebouw, of huren, of ze leasen wat ruimte, en ze vullen de ruimte met spullen. Ze vullen het met tafels, of bureaus, stoelen, computerapparatuur, software, internettoegang, misschien een koelkast, misschien een paar andere dingen, en ze verwachten dat hun werknemers, of hun vrijwilligers, iedere dag naar die locatie toe komen om geweldig werk te doen. Het lijkt heel redelijk om dat te vragen.

Hoewel, als u met mensen praat en ook uzelf afvraagt, en u vraagt u af, waar zou u echt naar toe willen gaan als u echt iets af moet krijgen? u zult ontdekken dat mensen niet zeggen wat bedrijven denken dat ze zullen zeggen. Als u mensen de vraag stelt: waar moet u naar toe gaan als u iets af moet krijgen? Meestal krijgt u drie verschillende soorten antwoorden. Eén is een soort plaats of een locatie of een kamer. Een andere is een bewegend voorwerp. En als derde een tijdstip.

Hier zijn wat voorbeelden. Als ik mensen vraag -- en ik vraag dit al ongeveer 10 jaar aan mensen -- Ik vraag ze, "Waar gaat u naar toe als u echt iets af wilt krijgen?" Ik hoor dan dingen als de veranda, het dek, de keuken. Ik hoor dan dingen als de extra kamer in het huis, de kelder, een koffiehuis, de bibliotheek. En dan hoort u dingen als de trein, een vliegtuig, een auto -- dus het pendelen. En dan hoort u mensen zeggen, "Nou, het maakt eigenlijk niet uit wáár ik ben, zolang het maar vroeg in de morgen of 's avonds laat of in het weekend is." Je hoort bijna nooit mensen het kantoor noemen. Maar bedrijven geven een hoop geld uit aan een plaats die het kantoor heet, en ze laten mensen daar altijd naar toe komen, toch doen mensen geen werk in het kantoor.

Wat is dat nu weer? Waarom is dat? Waarom gebeurt dat? En wat u ontdekt is dat, als u een beetje dieper graaft, u ontdekt dat mensen -- dit is wat gebeurt -- mensen gaan naar hun werk, en ze ruilen in feite hun werkdag in voor een serie werkmomenten. Dat is wat er op het kantoor gebeurt. U hebt geen werkdag meer; u hebt werkmomenten. Het lijkt erop dat de ingang van het kantoor een keukenmachine is, en u loopt naar binnen en uw dag wordt versnipperd in stukjes, omdat u hier 15 minuten hebt en daar 30 minuten, en dan gebeurt er iets anders en u wordt van uw werk gehaald, en u moet iets anders gaan doen, daarna hebt u 20 minuten, daarna is het lunchtijd. Daarna hebt u weer iets anders te doen, dan hebt u 15 minuten en iemand roept u weg om wat te vragen. En voor u het door hebt is het 17:00 uur, en kijkt u terug op de dag, en u realiseert zich dat u niks hebt af kunnen maken. Ik bedoel, we hebben dit allemaal meegemaakt. We hebben het misschien wel gisteren meegemaakt, of de dag ervoor, of de dag daarvoor. U kijkt terug op uw dag en u denkt "Ik heb vandaag niks gedaan". Ik was op het werk. Ik zat aan mijn bureau. Ik gebruikte mijn dure computer. Ik gebruikte de software die ik moest gebruiken. Ik ben naar de vergaderingen geweest waar ik voor was gevraagd. Ik deed conference calls. Ik heb alles gedaan. Maar eigenlijk heb ik niks gedaan. Ik heb alleen taken gedaan. Ik heb eigenlijk geen werk van betekenis gedaan.

En wat u ontdekt is dat, zeker bij creatieve mensen -- ontwerpers, programmeurs, schrijvers, ingenieurs, denkers -- dat mensen behoefte hebben aan lange ongestoorde periodes om iets af te krijgen. Je kunt niet iemand vragen om binnen 15 minuten creatief te zijn en een probleem goed te overdenken. Je zou een ingeving kunnen hebben, maar om diep verzonken te zijn in een probleem en het zorgvuldig te overwegen, heb je langdurige ongestoorde periodes nodig. En hoewel de werkdag meestal acht uur duurt, hoeveel mensen hier hebben ooit acht uur voor zichzelf gehad op kantoor? Zeven uur dan? Zes? Vijf? Vier? Wanneer was de laatste keer dat u drie uur voor uzelf had op kantoor? Twee uur? Eentje, misschien. Erg, erg weinig mensen hebben eigenlijk langdurige ongestoorde periodes op een kantoor. En dat is waarom mensen ervoor kiezen om thuis te werken, of ze gaan wel naar kantoor, maar dan gaan ze erg vroeg op de dag naar kantoor, of laat op de avond met niemand in de buurt, of ze blijven achter nadat iedereen is vertrokken, of ze gaan naar binnen in het weekend of ze maken het werk af in het vliegtuig, of ze doen het werk in de auto of in de trein omdat er geen afleiding is.

Nu zijn daar ook verschillende soorten afleidingen, maar daar bestaan niet de storende soorten afleidingen waar ik het zo over zal hebben. En dit hele fenomeen van korte brokjes tijd om werk af te krijgen herinnert me aan iets anders waarbij u niet gestoord wilt worden, en dat is slaap. Ik denk dat slaap en werk veel overeenkomsten hebben. En niet alleen omdat u kunt werken tijdens uw slaap en kunt slapen tijdens uw werk. Dat bedoel ik niet echt. Ik heb het specifiek over het feit dat slaap en werk gebeurtenissen zijn die bestaan uit fasen. of stadia. Dus slaap gaat over slaapfasen, of stadia -- mensen gebruiken verschillende namen. Er bestaan er vijf, en om de echte diepe slaap te krijgen, de echte slaap van betekenis, moet je eerst door de vroege stadia heen. En als je gestoord wordt tijdens één van de vroege stadia -- als iemand tegen je aan stoot in bed, of door een geluid, of wat er ook gebeurt -- dan ga je niet door waar je gebleven was.

Als je gestoord werd en wakker bent geworden, moet je opnieuw beginnen. Dus je moet een paar fasen terug en opnieuw beginnen. En waar het uiteindelijk op uitdraait -- soms heb je van die dagen dat je wakker wordt om acht uur 's ochtends, of zeven uur 's ochtends, of wanneer je ook opstaat, en je denkt, ik heb echt niet goed geslapen. Ik deed de dingen om te slapen -- ik ging naar bed, ik ging liggen -- maar ik heb niet echt geslapen. Men zegt dat je gaat slapen, maar je gaat niet echt slapen, je gaat richting slaap. Het duurt alleen even; je moet eerst door fasen heen en zo. En als je verstoord wordt, slaap je niet fijn. Dus hoe verwacht iemand hier goed te slapen als ze de hele nacht verstoord worden? Ik denk niet dat iemand ja zal zeggen. Waarom verwachten we dat mensen goed werken als ze de hele dag gestoord worden op kantoor? Hoe kunnen we überhaupt van mensen verwachten dat ze hun werk doen als ze naar kantoor gaan om te worden verstoord? Dat lijkt me niet erg zinnig.

Maar wat zijn die verstoringen die gebeuren op kantoor die niet op andere plaatsen gebeuren? Want ook op andere plaatsen kun je verstoringen hebben, zoals een TV, of je kunt een wandeling maken, of er staat een koelkast beneden, of je hebt een eigen bank, of wat je dan ook wil doen. En als je praat met sommige managers, zeggen ze je dat ze niet willen dat hun werknemers thuis werken vanwege deze afleidingen. Ze zullen ook zeggen -- soms zullen ze ook zeggen, "Maar al ik iemand niet kan zien, hoe wet ik dan of ze aan het werk zijn?" wat belachelijk is natuurlijk, maar dat is één van de smoesjes die managers geven. En ik ben één van die managers. Ik begrijp het; ik weet hoe het gaat. We moeten allemaal verbeteren in dit soort zaken. Maar vaak zullen ze afleidingen noemen. "Ik kan iemand niet thuis laten werken. Ze zullen TV gaan kijken. Ze zullen iets anders gaan doen." Het blijkt dat dat niet de dingen zijn die echt afleiden. Want dat zijn vrijwillige afleidingen. Je kiest ervoor dat je afgeleid wilt worden door de TV. Je kiest ervoor dat je iets aan wilt zetten. Je kiest ervoor dat je naar beneden wilt gaan of een wandeling gaat maken. Op kantoor zijn de meeste verstoringen en afleidingen die zorgen dat mensen hun werk niet af krijgen onvrijwillig. Dus laten we er eens een paar langs lopen.

Managers en bazen laten je vaak denken dat de werkelijke afleidingen op het werk zijn zaken als Facebook en Twitter en Youtube en andere websites. En ze zullen in feite zo ver gaan deze sites te verbieden op het werk. Sommigen van u werken misschien ergens waar u dit soort sites niet kunt bekijken. Ik bedoel, is dit China? Wat is hier aan de hand? Je mag geen website bezoeken op het werk, en is dat het probleem, is dat waarom mensen hun werk niet gedaan krijgen, omdat ze naar Facebook gaan en naar Twitter? Dat is nogal belachelijk. Het is een valkuil. En het Facebook en Twitter en Youtube van nu, zijn gewoon hedendaagse rookpauzes. Niemand maakte zich druk over mensen die een rookpauze van 15 minuten namen, 10 jaar geleden, dus waarom maakt iedereen zich zo druk als iemand af en toe naar Facebook gaat, of af en toe naar Twitter, of af en toe naar Youtube? Dat zijn niet de echte problemen op kantoor.

De echte problemen zijn wat ik graag noem de M&M's, de managers en meetings (vergaderingen). Dat zijn tegenwoordig de echte problemen in moderne kantoren. En waarom dingen niet gedaan worden op het werk, is vanwege de M&M's. Wat interessant is, als je luistert naar alle plekken die mensen noemen om hun werk te doen -- zoals thuis, of in een auto, of in een vliegtuig, of 's avonds laat, of vroeg in de morgen -- je vindt dan geen managers en meetings; je vindt een hoop andere afleidingen, maar je vindt geen managers en meetings. Dus dat zijn de zaken die je nergens anders aantreft, behalve op kantoor. En managers zijn vooral mensen wiens werk het is om mensen te storen. Dat is vooral waar manager voor nodig zijn, om mensen te storen. Ze doen zelf niet het werk, dus moeten ze zeker weten dat alle anderen het werk doen, wat een verstoring is. En we hebben tegenwoordig wereldwijd heel veel managers. En er zijn een hele hoop mensen op de wereld nu. En er zijn dus heel veel verstoringen wereldwijd dankzij die managers. Ze moeten nagaan: "Hé, hoe gaat het ermee? Laat eens zien hoe ver we zijn," en die soort zaken. En ze blijven je storen op de verkeerde momenten, terwijl je net probeert te doen waar je voor betaald wordt, komen ze je storen.

Dat is nogal vervelend. Maar nog erger is wat managers het meest van alles doen, namelijk meetings organiseren. En meetings zijn heel venijnige, vreselijke, giftige zaken tijdens de werkdag. We weten allemaal dat het zo is. En je ziet geen spontane meetings.. zo werkt het niet. De manager roept de meeting bij elkaar, zodat de medewerkers allemaal bij elkaar komen, en iets dat ongelofelijk verstorend is voor mensen -- is te zeggen, "Nou kijk, we brengen 10 mensen bij elkaar nu in een meeting. Het kan me niet schelen wat je aan het doen bent. Stop waar je mee bezig bent om naar deze meeting the gaan." Ik bedoel, hoe groot is de kans dat deze 10 mensen allemaal klaar zijn om te stoppen? Wat als ze net dachten aan iets belangrijks? Wat als ze belangrijk werk doen? Zomaar ineens vertel je ze dat daarmee op moeten houden om iets anders te doen. Dus ze gaan naar een vergaderruimte, ze komen bij elkaar, en ze praten over zaken die er meestal niet zo toe doen. Omdat meetings geen werk zijn. Meetings zijn plekken om te gaan praten over zaken die je later moet gaan doen.

Maar meetings planten zich ook voort. Dus de ene meeting leidt vaak tot een volgende meeting en leidt weer tot een volgende meeting. Er zijn vaak teveel mensen bij een meeting, en die zijn heel, heel duur voor een organisatie. Bedrijven rekenen vaak een één-uurs meeting als een één-uurs meeting, maar dat klopt niet, tenzij er maar één persoon bij die meeting zit. Als er 10 mensen bij de meeting zijn, is het een tien-uurs meeting, geen één-uurs meeting. Er wordt 10 uur productiviteit van de rest van de organisatie afgepakt om deze één-uurs meeting te houden, die waarschijnlijk afgehandeld had kunnen worden door twee of drie mensen die een paar minuten praten. Maar in plaats daarvan, is er een meeting lang van tevoren gepland, omdat meetings worden gepland zoals de software werkt, met stapjes van 15 minuten, of 30 minuten, of een uur. Je plant geen acht uur durende meeting in met Outlook. Het kan niet. Ik weet eigenlijk niet of het kan. Je kunt kiezen uit 15 minuten of 30 minuten of 45 minuten of een uur. En zo hebben we de neiging om deze tijd maar op te vullen terwijl onderwerpen ook heel snel zouden kunnen gaan.

Dus meetings en managers zijn twee grote problemen in in bedrijven vandaag de dag, vooral voor kantoren. Deze dingen bestaan niet buiten een kantoor. Maar ik heb wat suggesties om de situatie te verhelpen. Wat kunnen managers doen -- verlichte managers, hopelijk -- wat kunnen ze doen om een kantoor een betere plaats te maken om te werken, dus niet als laatste toevluchtsoord, maar als het eerste toevluchtsoord? Zodat mensen voortaan zeggen, "Als ik echt wat af wil krijgen, ga ik naar kantoor." Want kantoren zijn goed uitgerust alles moet er voor ze zijn om hun werk te kunnen doen, maar nu willen ze daar niet naar toe, dus hoe kunnen we dat veranderen? Ik heb drie suggesties die ik met jullie zal delen. Ik heb nog ongeveer drie minuten, dus dat past precies.

We hebben allemaal wel eens gehoord van de informele vrijdag. Ik weet niet of mensen dat nog steeds doen. Maar wat dacht u van praatloze donderdagen. Wat dacht u daarvan -- prik een donderdag eens in de maand en knip die dag in tweeën en zeg alleen de middag -- ik maak het u makkelijk. Dus alleen de middag, één donderdag. De eerste donderdag van de maand -- alleen 's middags -- mag niemand in het kantoor tegen elkaar praten. Alleen de stilte, dat is het. En wat je zult ontdekken is dat er een enorme hoeveelheid werk wordt uitgevoerd als niemand praat met elkaar. Mensen krijgen echt wat af, wanneer niemand hen lastig valt, als niemand ze stoort. En je geeft iemand -- iemand vier uur ongestoorde tijd geven is het beste cadeau dat je iemand op het werk kunt geven. Het is beter dan een computer. Het is beter dan een nieuwe monitor. Het is beter dan nieuwe software, of wat mensen meestal gebruiken. Vier uur rust op kantoor wordt ongelofelijk waardevol. En als u dat uitprobeert, denk ik dat u het met me eens zult zijn. En misschien, hopelijk kunt u dat vaker doen. Dus misschien om de week. of iedere week, een keer in de week, middagen dat niemand mag praten. Dat is iets dat zult u ontdekken wat echt goed werkt.

Iets anders dat u kunt proberen is overschakelen van aktieve communicatie en samenwerking, dus in levenden lijve, mensen op de schouder tikken, ze gedag zeggen, meetings houden, en vervang dat door meer passieve communicatiemodellen door zaken als email en instant messaging te gebruiken, of samenwerkingsproducten - van die dingen. Nu kan iemand zeggen dat email ontzettend afleidt en I.M. leidt heel erg af, en die andere dingen leiden erg af, maar die leiden alleen af op de tijd die u zelf kiest U kunt uw email programma afsluiten, maar uw baas niet. U kunt stoppen met I.M. maar u kunt uw manager niet verbergen. Deze dingen kunt u aan de kant zetten, en dan kunt u verstoord worden in uw eigen schema op een geschikt moment, als u beschikbaar bent, als u er klaar voor bent. Omdat werk, net als slaap, fasen doorloopt. Dus u gaat zeg maar omhoog om wat werk te doen, en daarna komt u naar beneden van dat werk, en dan is het misschien tijd om uw email te controleren of I.M. te controleren En er zijn maar heel erg weinig zaken zo urgent die moeten gebeuren, die meteen beantwoord moeten worden. Dus als uw manager, mensen gaat stimuleren om vaker I.M. en email te gebruiken en andere dingen die opzij gelegd kunnen worden en er dan op terug komen op hun eigen tijdschema.

En de laatste suggestie die ik heb is dat als er een meeting op komst is, als u de mogelijkheid hebt, annuleer hem, annuleer gewoon die volgende meeting. Vandaag is het vrijdag -- dus maandag, heel gebruikelijk Zeg die gewoon af. Ik bedoel dus niet verplaatsen, ik bedoel verwijderen uit het geheugen, weg is hij. En je ontdekt dat alles gewoon door gaat. Al die discussies en beslissingen die u dacht te moeten maken deze keer om 9:00 uur op maandag, vergeet ze gewoon, en alles zal gewoon doorgaan. Mensen hebben een meer open ochtend, ze kunnen daadwerkelijk nadenken, en u ontdekt misschien dat alle dingen die u dacht te moeten doen, u niet daadwerkelijk hoeft te doen.

Dus dat zijn de drie snelle suggesties die ik jullie wilde meegeven om over na te denken. En ik hoop dat sommige ideeën provocerend genoeg waren voor managers en bazen en bedrijfseigenaren en organisatoren en leidinggevenden om er aan te denken een beetje gas terug te nemen en geef uw mensen wat meer tijd om hun werk te doen. En ik denk dat dit zich uiteindelijk terugbetaalt.

Dus bedankt voor het luisteren.

(Applaus)