Jason Fried: Waarom werken niet lukt op het werk

Ik ga vertellen over werk, om precies te zijn waarom mensen maar niet lijken te slagen om werk gedaan te krijgen op het werk, een probleem dat we allemaal een beetje hebben. Ik begin bij het begin. Er zijn bedrijven, non-profitorganisaties en liefdadigheidsinstellingen. Al deze groepen hebben werknemers of vrijwilligers. Ze verwachten dat hun werknemers hun werk goed doen -- dat mag ik tenminste hopen. Hopelijk is het goed werk -- hopelijk geweldig werk. Ze beslissen dat al die mensen bij elkaar moeten komen op één plek om dat werk te doen. Een bedrijf of een liefdadigheidsinstelling, of wat voor organisatie dan ook, meestal -- tenzij je werkt in Afrika, als je het geluk hebt dat te doen -- de meeste mensen moeten iedere dag naar kantoor. Deze bedrijven bouwen dus kantoren. Deze bedrijven bouwen dus kantoren. Ze kopen of huren een gebouw, of ze leasen een ruimte. Ze vullen de ruimte met spullen. Ze vullen het met tafels, of bureaus, stoelen, computerapparatuur, software, internettoegang, misschien een koelkast, misschien een paar andere dingen. Ze verwachten dat hun werknemers, of hun vrijwilligers, iedere dag naar die locatie komen om geweldig werk te doen. Het lijkt heel redelijk om dat te vragen.

Hoewel, als je met mensen praat en je afvraagt, jezelf de vraag stelt: waar zou je echt naartoe willen gaan als je echt iets af moet krijgen? Je zult ontdekken dat mensen niet zeggen wat bedrijven verwachten dat ze zullen zeggen. Als je mensen de vraag stelt: waar wil je naartoe gaan als je iets af moet krijgen? Meestal krijg je drie verschillende soorten antwoorden. Eén is een soort plaats of een locatie of een kamer. Een andere is een bewegend voorwerp. As derde een tijdstip.

Hier zijn enkele voorbeelden. Als ik mensen vraag -- en ik vraag dit al bijna 10 jaar aan mensen -- Ik vraag ze: "Waar ga je naar toe als je echt iets af wilt krijgen?" Ik hoor dan dingen als de veranda, het dek, de keuken. Ik hoor dan dingen als de extra kamer in het huis, de kelder, een koffiehuis, de bibliotheek. Je hoort dingen als de trein, een vliegtuig, een auto -- het pendelen dus. Dan hoor je mensen zeggen: "Het maakt eigenlijk niet uit wáár ik ben, zolang het maar vroeg in de morgen of 's avonds laat of in het weekend is." Je hoort bijna nooit mensen het kantoor noemen. Bedrijven geven nochtans een hoop geld uit aan een plaats die 'kantoor' heet. Ze laten mensen daar altijd naartoe komen, toch doen mensen geen werk in het kantoor.

Wat is dat nu weer? Waarom is dat? Waarom gebeurt dat? Als je een beetje dieper graaft, ontdek je dat mensen -- dit is wat gebeurt: mensen gaan naar hun werk en ze ruilen in feite hun werkdag in voor opeenvolgende werkmomenten. Dat gebeurt op het kantoor. Je hebt geen werkdag meer; je hebt werkmomenten. Het lijkt erop dat de ingang van het kantoor een foodprocessor is: je dag wordt versnipperd in stukjes, omdat je hier 15 minuten hebt en daar 30 minuten. Er gebeurt iets anders en je wordt van je werk gehaald. Je doet iets anders, daarna heb je nog 20 minuten en het is lunchtijd. Daarna heb je weer iets anders te doen, dan heb je 15 minuten en iemand klampt je aan met een vraag. Voor je het door hebt, is het 17:00 uur. Je kijkt terug op de dag, en beseft je dat je niks hebt kunnen afmaken. We hebben dit allemaal meegemaakt. Misschien gisteren, eergisteren of de dag daarvoor. Je kijkt terug op je dag en je denkt: "Ik heb vandaag niks gedaan". Ik was op het werk. Ik zat aan mijn bureau. Ik gebruikte mijn dure computer. Ik gebruikte de software die ik moest gebruiken. Ik ben naar de vergaderingen geweest die ik moest bijwonen. Ik deed 'conference calls.' Ik heb alles gedaan. Maar eigenlijk heb ik niks gedaan. Ik heb alleen taken gedaan. Ik heb eigenlijk geen werk van betekenis gedaan.

Je ontdekt, zeker bij creatieve mensen -- ontwerpers, programmeurs, schrijvers, ingenieurs, denkers -- dat mensen behoefte hebben aan lange ongestoorde periodes om iets af te krijgen. Je kunt niet iemand vragen 15 minuten creatief te zijn en een probleem goed te overdenken. Je zou een ingeving kunnen hebben, maar om diep verzonken te zijn in een probleem en het zorgvuldig te overwegen, heb je langdurige ongestoorde periodes nodig. Een werkdag duurt doorgaans acht uur. Hoeveel mensen hier hebben ooit acht uur voor zichzelf gehad op kantoor? Zeven uur dan? Zes? Vijf? Vier? Wanneer was de laatste keer dat je drie uur voor jezelf had op kantoor? Twee uur? Eentje, misschien. Erg, erg weinig mensen hebben eigenlijk langdurige ongestoorde periodes op een kantoor. Daarom verkiezen mensen om thuis te werken, of ze gaan wel naar kantoor, maar dan erg vroeg op de dag, of laat op de avond als er niemand is, of ze blijven achter nadat iedereen is vertrokken, of ze gaan in het weekend of ze maken het werk af in het vliegtuig, of ze doen het werk in de auto of in de trein omdat er geen afleiding is.

Daar zijn wel andere soorten afleidingen, maar niet de echt storende afleidingen. Ik zal het er zo over hebben. Dit hele fenomeen van korte brokjes tijd om werk te doen, herinnert me aan iets anders waarbij je niet gestoord wilt worden: slaap. Ik denk dat slaap en werk veel overeenkomsten hebben. Niet alleen omdat je kunt werken tijdens je slaap en kunt slapen tijdens je werk. Dat bedoel ik niet echt. Ik heb het specifiek over het feit dat slaap en werk gebeurtenissen zijn die bestaan uit fasen, of stadia. Slaap gebeurt dus in fasen of stadia -- mensen gebruiken verschillende namen. Er bestaan er vijf, en om de echte, betekenisvolle, diepe slaap te krijgen. moet je eerst door de vroege stadia heen. Als je gestoord wordt tijdens een van de vroege stadia -- als iemand tegen je aanstoot in bed, of door een geluid, of wat er ook gebeurt -- dan ga je niet door waar je gebleven was.

Als je slaap onderbroken wordt, moet je opnieuw beginnen. Je moet een paar fasen terug en opnieuw beginnen. Waar het uiteindelijk op uitdraait -- soms heb je van die dagen dat je wakker wordt om acht uur 's ochtends, of zeven uur 's ochtends, of wanneer je ook opstaat, en je denkt: ik heb echt niet goed geslapen. Ik deed het juist: ik ging naar bed en ging liggen -- maar ik heb niet echt geslapen. Je zegt dat je gaat slapen, maar je gaat niet echt slapen, je gaat richting slaap. Het duurt alleen even; je moet eerst door fasen heen. Als je gestoord wordt, slaap je niet goed. Verwacht je dat iemand goed slaapt als zij de hele nacht gestoord wordt? Ik denk niet dat iemand ja zal zeggen. Waarom verwachten we dat mensen goed werken als ze de hele dag gestoord worden op kantoor? Hoe kunnen we van mensen verwachten dat ze hun werk doen als ze naar kantoor gaan om gestoord te worden? Dat lijkt me niet erg zinnig.

Welke zijn die verstoringen op kantoor die je niet vindt op andere plaatsen? Want ook op andere plaatsen kun je onderbrekingen hebben zoals een tv, of je kunt een wandeling maken, of er staat een koelkast beneden, of je hebt een eigen bank, of wat je dan ook wil doen. Als je praat met sommige managers, zeggen ze je dat ze niet willen dat hun werknemers thuis werken vanwege deze afleidingen. Ze zeggen ook -- soms zeggen ze ook: "Hoe weet ik dat iemand aan het werk is als ik hem niet zie?" wat belachelijk is natuurlijk, maar dat is één van de smoesjes die managers geven. Ik ben een van die managers. Ik begrijp het; ik weet hoe het gaat. We moeten allemaal groeien in dit soort zaken. Maar vaak zullen ze afleidingen noemen. "Ik kan iemand niet thuis laten werken. Ze zullen tv kijken of iets anders gaan doen." Het blijkt dat dat niet de dingen zijn die echt afleiden. Dat zijn vrijwillige afleidingen. Je kiest ervoor dat je afgeleid wilt worden door de tv. Je kiest ervoor om iets aan te zetten. Je kiest ervoor dat je naar beneden gaat of een wandeling maakt. Op kantoor zijn de meeste onderbrekingen en afleidingen die zorgen dat mensen hun werk niet af krijgen onvrijwillig. Ik overloop er een paar:

managers en bazen laten je vaak denken dat de werkelijke afleidingen op het werk zaken als Facebook, Twitter en Youtube en andere websites zijn. zaken als Facebook, Twitter en Youtube en andere websites zijn. Ze gaan zelfs zo ver deze sites te verbieden op het werk. Sommigen van jullie werken misschien ergens waar je dit soort sites niet kunt bekijken. Ik bedoel: is dit China? Wat is hier aan de hand? Je mag geen website bezoeken op het werk, en is dat het probleem waarom mensen hun werk niet gedaan krijgen, omdat ze naar Facebook en naar Twitter gaan? Dat is nogal belachelijk. Het is een valkuil. Facebook, Twitter en Youtube zijn gewoon hedendaagse rookpauzes. 10 jaar geleden maakte niemand zich druk over mensen die een rookpauze van 15 min. namen, 10 jaar geleden maakte niemand zich druk over mensen die een rookpauze van 15 min. namen, waarom wel als iemand af en toe naar Facebook gaat, of af en toe naar Twitter, of af en toe naar Youtube? Dat zijn niet de echte problemen op kantoor.

De echte problemen noem ik graag de M&M's, de managers en meetings [vergaderingen]. Dat zijn vandaag de echte problemen in moderne kantoren. De reden waarom het werk niet gedaan geraakt, is vanwege de M&M's. Wat interessant is, als je luistert naar alle plekken die mensen noemen om hun werk te doen -- zoals thuis, of in een auto, of in een vliegtuig, of 's avonds laat, of vroeg in de morgen -- dan vind je geen managers en meetings; je vindt een hoop andere afleidingen, maar geen managers en meetings. Dat zijn de zaken die je nergens anders aantreft, behalve op kantoor. Managers zijn vooral mensen wiens werk het is om mensen te onderbreken. Dat is wat managers doen: mensen onderbreken. Ze doen niet zelf het werk, dus moeten ze zeker weten de anderen het werk doen, wat een verstoring is. We hebben wereldwijd heel veel managers. Er zijn een hele hoop mensen op de wereld nu. Dat betekent wereldwijd veel verstoringen dankzij die managers. Ze moeten checken: "Hoe gaat het ermee? Laat eens zien hoe ver we zijn," en dat soort zaken. Ze blijven je storen op de verkeerde momenten, terwijl je net probeert te doen waar je voor betaald wordt, komen ze je storen.

Dat is nogal vervelend. Wat managers het meest van al doen, is nog erger: meetings organiseren. Meetings zijn heel venijnige, vreselijke, giftige zaken tijdens de werkdag. We weten allemaal dat het zo is. Werknemers houden geen spontane meetings, zo werkt het niet. De manager roept de meeting bij elkaar, zodat de medewerkers allemaal bij elkaar komen, en het is ongelofelijk verstorend voor mensen, om te zeggen: "We brengen nu 10 mensen bij elkaar in een meeting. Het kan me niet schelen wat je aan het doen bent. Stop waar je mee bezig bent om naar deze meeting te komen." Hoe groot is de kans dat deze 10 mensen allemaal klaar zijn om te stoppen? Wat als ze net dachten aan iets belangrijks? Wat als ze belangrijk werk doen? Plots vertel je ze dat ze daarmee moeten ophouden om iets anders te doen. Ze gaan naar een vergaderruimte, ze komen bij elkaar, en ze praten over meestal onbelangrijke zaken. Meetings zijn geen werk. In meetings praat je over zaken die je later moet gaan doen.

Meetings vermenigvuldigen zich. De ene meeting leidt vaak tot een volgende meeting en leidt weer tot een volgende meeting. Vaak zijn er teveel mensen in een meeting, en die zijn heel, heel duur voor een organisatie. Bedrijven aanzien vaak een één-uurs-meeting als een één-uurs-meeting, maar dat klopt niet, tenzij er maar één persoon aanwezig is Als er 10 mensen deelnemen, is het een tien-uurs-meeting, geen één-uurs. Er wordt 10 uur productiviteit van de rest van de organisatie afgepakt om deze één-uurs-meeting te houden. Waarschijnlijk kon het ook door twee of drie mensen in een paar minuten afgehandeld worden. In plaats daarvan, is de meeting lang van tevoren gepland, omdat meetings softwarematig gepland worden, in stappen van 15 minuten, of 30 minuten, of een uur. Je plant geen acht uur durende meeting in met Outlook. Het kan niet. Ik weet eigenlijk niet of het kan. Je kunt kiezen uit 15 minuten of 30 minuten of 45 minuten of een uur. We hebben de neiging om deze tijd maar op te vullen terwijl onderwerpen ook heel snel kunnen gaan.

Meetings en managers zijn vandaag de dag twee grote problemen in bedrijven, vooral voor kantoren. Deze dingen bestaan niet buiten een kantoor. Ik heb enkele suggesties om de situatie te verhelpen. Wat kunnen managers doen -- verlichte managers, hopelijk -- wat kunnen ze doen om een kantoor een betere plaats te maken om te werken, niet als laatste toevluchtsoord, maar als het eerste toevluchtsoord? Zodat mensen voortaan zeggen, "Als ik echt wat wil afwerken, ga ik naar kantoor." Want kantoren zijn goed uitgerust, alles is aanwezig om het werk te kunnen doen. Nu willen werknemers daar niet naartoe. Hoe kunnen we dat veranderen? Ik heb drie suggesties voor jullie. Ik heb nog ongeveer drie minuten, dat lukt net.

We hebben allemaal wel eens gehoord van 'informele vrijdag'. Ik weet niet of mensen dat nog steeds doen. Wat dacht je van 'praatloze donderdagen'. Wat dacht je daarvan -- prik een donderdag, eens in de maand knip die dag in tweeën en bv. alleen de middag -- ik maak het je makkelijk. Alleen de middag, één donderdag. De eerste donderdag van de maand -- alleen 's middags -- mag niemand in het kantoor tegen elkaar praten. Alleen de stilte, dat is alles. Je zult ontdekken dat er een enorme hoeveelheid werk wordt uitgevoerd als niemand praat. Mensen krijgen echt wat af, wanneer niemand hen lastig valt, als niemand ze stoort. Je geeft iemand vier uur ongestoorde tijd, het beste cadeau dat je iemand op het werk kunt geven. Het is beter dan een computer. Het is beter dan een nieuwe monitor. Het is beter dan nieuwe software, of wat mensen meestal gebruiken. Vier uur rust op kantoor wordt ongelofelijk waardevol. Als je dat uitprobeert, denk ik dat je het met me eens zult zijn. Misschien, hopelijk kun je dat vaker doen. Misschien om de week. of iedere week, een keer in de week, middagen dat niemand mag praten. Je zult ontdekken dat het écht goed werkt.

Je kunt ook proberen over te schakelen van actieve communicatie en samenwerking: mensen op de schouder tikken, ze gedag zeggen, meetings houden, naar meer passieve communicatiemodellen door zaken als email en instant messaging te gebruiken, of samenwerkingsproducten - zulke dingen. Misschien zeg je dat email en IM ontzettend afleidt en die andere dingen leiden erg af, maar ze leiden af op een moment dat je zelf kiest. Je kunt je e-mailprogramma afsluiten, maar je baas niet. Je kunt stoppen met IM, maar je kunt je manager niet verbergen. Deze dingen kun je aan de kant zetten, en dan kun je gestoord worden volgens je eigen schema op een geschikt moment, als je beschikbaar bent, als je er klaar voor bent. Omdat werk, net als slaap, fasen doorloopt. Je gaat op in je werk en daarna weer eruit. Dan is het misschien tijd om je e-mail of IM te controleren Er zijn maar heel erg weinig zaken zo urgent dat ze meteen beantwoord moeten worden. Als je manager mensen gaat stimuleren om vaker IM en e-mail te gebruiken Als je manager mensen gaat stimuleren om vaker IM en e-mail te gebruiken en andere dingen die opzij gelegd kunnen worden om er dan op terug te komen in een eigen tijdschema.

Een laatste suggestie: als er een meeting op komst is, als je de mogelijkheid hebt, schrap gewoon die volgende meeting. Vandaag is het vrijdag -- maandag, een gebruikelijke dag voor meetings: schrap hem. Ik bedoel niet verplaatsen, ik bedoel verwijderen uit het geheugen, weg is hij. Je ontdekt dat alles gewoon zijn gang gaat. Al die discussies en beslissingen die je dacht te moeten maken om 9:00 uur op maandag, vergeet ze gewoon, en alles zal gewoon doorgaan. Mensen hebben een meer open ochtend, ze kunnen daadwerkelijk nadenken, en je ontdekt misschien dat alle dingen die je dacht te moeten doen, niet echt nodig zijn.

Dat zijn de drie snelle suggesties die ik jullie wilde meegeven om over na te denken. Ik hoop dat sommige ideeën provocerend genoeg waren voor managers, bazen en bedrijfseigenaren en organisatoren en leidinggevenden om er aan te denken een beetje gas terug te nemen en mensen wat meer tijd te geven om hun werk te doen. Ik denk dat dit zich uiteindelijk terugbetaalt.

Bedankt voor het luisteren.

(Applaus)