Jason Fried: Come mai non si lavora al lavoro

Voglio parlarvi del lavoro, del perché sembra che la gente non riesca a lavorare al lavoro, un problema che sembra comune a tutti. Ma partiamo dall'inizio. Ci sono aziende, associazioni no-profit, enti di beneficienza e tutti questi gruppi che hanno impiegati o volontari di qualche tipo. Loro si aspettano che queste persone impiegate facciano un ottimo lavoro. Lo spero, almeno. Un lavoro che sia buono, almeno, o ottimo, si spera. Perciò quello che fanno è decidere che tutte queste persone si riuniscano in un luogo per fare quel lavoro. Quindi in un'azienda, ente di beneficenza, società di qualsiasi tipo, solitamente - a meno che non lavoriate in Africa, se siete fortunati da poterlo fare, la maggior parte delle persone va in ufficio ogni giorno. Quindi queste aziende costruiscono uffici. Costruiscono un edificio, o ne affittano uno, o affittano dello spazio, e lo riempiono di cose. Lo riempiono di tavoli, di scrivanie, sedie, attrezzature informatiche, programmi, connessioni internet, forse un frigorifero, forse qualche altra cosa, e si aspettano che gli impiegati, o volontari, raggiungano quel luogo ogni giorno per fare dell'ottimo lavoro. Sembra perfettamente ragionevole chiederlo.

Tuttavia, se si parla con della gente, o lo chiediamo a noi stessi, ci chiediamo dove vogliamo andare veramente quando dobbiamo fare qualcosa, scoprirete che la gente non dice quello che le aziende si aspettano che dicano. Se chiedete alla gente: dove devi andare veramente quando devi lavorare su qualcosa? In genere si ottengono tre diversi tipi di risposte. La prima riguarda un posto, un luogo, una stanza Un'altra è un oggetto in movimento. La terza è un riferimento temporale.

Eccovi qualche esempio. Quando chiedo alla gente - e sono dieci anni che faccio loro questa domanda - chiedo loro: "Dove andate quando dovete lavorare su qualcosa?" sento risposte tipo: "La veranda, la terrazza, la cucina." Sento risposte tipo: "La stanza in più che abbiamo a casa, il seminterrato, la caffetteria, la biblioteca. Vi sentirete dire: "Il treno, l'aereo, l'auto." Il tragitto casa-lavoro. E sentirete persone rispondere: "Non ha importanza dove sono, basta che sia molto presto al mattino o molto tardi la sera, o nei weekend." Quasi nessuno vi dirà: "L'ufficio". Ma le aziende spendono tutto questo denaro in posti chiamati uffici, fanno in modo che le persone ci vadano, eppure la gente non ci lavora.

Cos'è questa cosa? Qual è la ragione? Come mai accade questo? E qui si scopre che, se si indaga un po' più a fondo, si scopre che la gente, questo è quello che accade, la gente va al lavoro, e nel corso della giornata tenta di ottenere una serie di momenti di lavoro. Questo è quello che accade in ufficio. Non ci sono più giorni di lavoro. Ci sono momenti di lavoro. È come se la porta dell'ufficio fosse di Cuisinart, la varchi e il tuo giorno è diviso in pezzi, perché hai 15 minuti lì e 30 minuti là, poi accade qualcos'altro che ti fa allontanare dal lavoro, poi devi fare altro ancora, poi hai 20 minuti, poi è ora di pranzo. Poi hai qualcos'altro da fare, poi hai 15 minuti, e qualcuno ti interrompe e ti fa questa domanda. E prima che te ne accorgi sono le 17.00, guardi al giorno passato e ti accorgi che non hai combinato niente. Diciamocelo, ci siamo passati tutti. Magari ci è capitato ieri, o l'altroieri, o il giorno prima ancora. Di guardare al giorno trascorso, e di capire che non abbiamo fatto nulla. Ero al lavoro. Sono stato seduto alla scrivania, ho usato un costosissimo PC, ho usato il programma che mi hanno detto di usare, sono stato alle riunioni alle quali ho dovuto partecipare. Ho fatto delle teleconferenze. Ho fatto tutte queste cose. Ma in realtà non ho combinato nulla. Ho solo eseguito dei compiti. In realtà non ho fatto nulla di significativo.

E quello che si scopre è che, specialmente con gente creativa, designers, programmatori, scrittori, ingegneri pensatori che la gente ha proprio bisogno di lunghi periodi senza interruzioni per realizzare qualcosa. Non si può chiedere di essere creativi in 15 minuti o ragionare realmente riguardo a qualcosa. Si potrebbe avere un'idea frettolosa, ma per pensare profondamente ad un problema e considerarlo attentamente c'è bisogno di lunghi periodi di tempo senza interruzioni. E anche se il giorno lavorativo è normalmente di otto ore, quante persone qui hanno mai avuto otto ore per sé in ufficio? Che mi dite di sette ore? Sei? Cinque? Quattro? Quando è stata l'ultima volta che avete sfruttato tre ore in ufficio? Due ore? Una, forse. Molte poche persone hanno veramente lunghi periodi di tempo senza interruzioni in ufficio. Ed ecco perché le persone scelgono di lavorare da casa, o vanno in ufficio ma ci vanno la mattina molto presto, o la sera tardi, quando non c'è nessuno, o si fermano dopo che tutti sono andati, o ci vanno nei weekend, o lavorano in aereo, o lavorano in auto o in treno perché lì non ci sono distrazioni.

Ora, ci sono diversi tipi di distrazione, ma non ci sono quelli più cattivi dei quali vi parlerò fra un minuto. E tutto questo fenomeno di avere brevi sprazzi di tempo per realizzare qualcosa mi ricorda un'altra cosa che non funziona se si è interrotti, ed è il sonno. Credo che il sonno e il lavoro siano molto simili. E non si tratta di lavorare durante il sonno o di dormire durante il lavoro. Non è questo che intendo. Sto parlando del fatto che sonno e lavoro sono divisi in fasi, o secondo eventi che caratterizzano queste fasi. Il sonno è composto da fasi, o stadi la gente li chiama in modi diversi. Ce ne sono cinque e per raggiungere quelli più profondi, quelli più significativi, è necessario passare attraverso i primi. E se si viene interrotti durante queste prime fasi, se qualcuno si butta nel letto, o si sente un rumore, o qualsiasi altra cosa non si riprende da dove si è stati interrotti.

Se si viene interrotti e ci si sveglia, bisogna ricominciare da capo. Bisogna tornare indietro di qualche fase e cominciare da capo. E quello che accade è che capita di avere giorni come questo, dove ti svegli alle otto del mattino, o alle sette del mattino, o ad un altro orario, e pensi che non hai dormito molto bene. Ho fatto i vari passaggi: sono andato a letto, mi sono steso ma non ho dormito veramente. Si dice "andare a dormire", ma in realtà non vai a dormire, ti dirigi verso il dormire. Ci vuole un po': bisogna attraversare queste fasi, eccetera. E se si viene interrotti, non si dorme bene. Come possiamo aspettarci - qualcuno qui si aspetta di dormire bene se viene interrotto durante la notte? Credo che nessuno direbbe di sì. Perché ci aspettiamo che la gente lavori bene se viene interrotta tutto il giorno in ufficio? Come possiamo aspettarci che la gente faccia il proprio lavoro se va al lavoro e viene interrotta? Questa cosa non ha molto senso per me.

Quali sono quindi le interruzioni tipiche da ufficio che non avvengono da nessun'altra parte? Perché anche altri luoghi offrono interruzioni, come accade con la TV, o si può andare a fare una passeggiata, o al frigorifero al piano di sotto, o ci si stende sul divano, o altre cose ancora. E se si parla con alcuni dirigenti, loro vi diranno che non vogliono che si lavori da casa proprio per queste distrazioni. Vi diranno anche, a volte vi diranno, "Se non vedo i dipendenti, come so che stanno lavorando?" che è una cosa ridicola, ma è una delle scuse usate da loro. E io sono uno di loro. Li capisco. So come vanno queste cose. Bisogna cambiare questa linea di pensiero. Ma molto spesso tireranno in ballo le distrazioni. "Non posso far lavorare da casa. Guarderanno la TV. Faranno questo, piuttosto." Si scopre che non sono questi i fattori di distrazione. Perché queste sono distrazioni volontarie. Sei tu a decidere di essere distratto dalla TV. Sei tu a decidere di accendere qualcosa. Sei tu a decidere di scendere di sotto o di fare una passeggiata. In ufficio, la maggior parte di interruzioni e distrazioni che impediscono di terminare un lavoro è involontaria. Vediamo un paio di casi.

Ora, capi e dirigenti spesso vi avranno detto che le vere distrazioni sul lavoro sono cose tipo Facebook e Twitter o Youtube e altri siti web. Ed infatti quello che fanno è di vietare questi siti web in ufficio. Alcuni di voi forse lavorano in posti dove non si possono visitare alcuni siti. Ma dico, siamo in Cina? Cosa sta succedendo? Non si possono visitare siti web al lavoro è questo il problema, il perché la gente non lavora, perché va su Facebook o su Twitter? È una cosa ridicola. Siamo del tutto fuori strada. E i Facebook, Twitter e Youtube di oggi sono come delle moderne pausa sigaretta. Nessuno controllava la pausa sigaretta di 15 minuti 10 anni fa, quindi perché oggi si nota tanto se si va su Facebook o Twitter, o Youtube? Non sono questi i veri problemi in ufficio.

I veri problemi sono quelli che io chiamo gli M&M, i manager e i meeting. Sono questi i veri problemi in ufficio al giorno d'oggi. Questo è il motivo per cui non si combina niente al lavoro, a causa degli M&M. Ora, la cosa interessante è, se si guardano tutti i luoghi dove le persone affermano di lavorare come la casa, l'auto, l'aereo, o la sera tardi, o al mattino presto, lì non ci sono manager o meeting; ci sono molte altre distrazioni, ma non ci sono manager e meeting. Quindi sono cose che non si trovano ovunque, ma le si trova in ufficio. E praticamente i dirigenti sono persone che hanno il compito di interrompere le persone. Questo è sostanzialmente quello che fanno, interrompono le persone. Non sono loro che lavorano, perciò devono assicurarsi che lo facciano gli altri, causando interruzioni. E oggi ci sono un sacco di manager nel mondo. Come c'è un sacco di gente nel mondo. E ci sono un sacco di interruzioni nel mondo a causa di questi manager. Devono controllare: "Ehi, come andiamo? Dimmi cosa stai facendo.", e cose del genere. E continuano a interrompere al momento sbagliato, mentre stai facendo proprio quello per cui vieni pagato, tendono a interromperti.

È piuttosto fastidioso. Ma è ancora peggio quello che i manager fanno più spesso, organizzare riunioni. E le riunioni sono solo tossiche, terribili, velenose durante la giornata lavorativa. Sappiamo tutti che è così. Non si è mai vista una riunione spontanea richiesta dagli impiegati; non funziona così. Sono i manager a indire le riunioni, così che gli impiegati si riuniscono, ed è un qualcosa che disturba enormemente, dire: "Ehi sentite, ora raduniamo 10 persone e facciamo una riunione. Non mi interessa cosa state facendo. Smettete di fare ciò che stavate facendo, così venite in riunione." Insomma, su 10 persone quante sarebbero pronte per fermarsi? E se stessero ragionando su qualcosa di importante? Se stessero facendo qualcosa di importante? Improvvisamente viene detto che devono fermarsi per fare dell'altro. Quindi entrano in sala riunioni, si siedono, e parlano di cose che non hanno molta importanza. Perché le riunioni non trattano di lavoro. Trattano di cose che si dovrebbero fare in seguito.

Ma le riunioni possono anche riprodursi. Quindi una riunione porta ad un'altra riunione che porta ad un'altra riunione. Spesso ci sono troppe persone nelle riunioni. e sono molto, molto costose all'organizzazione. Spesso le aziende pensano solo all'ora che serve alla riunione, ma non è vero, a meno che non ci sia una sola persona in riunione. Se ci sono 10 persone in riunione, è un meeting di 10 ore, non di un'ora. Sono 10 ore di produttività tolte al resto dell'organizzazione che confluiscono in questa riunione, che avrebbe potuto coinvolgere solo 2 o 3 persone per soli pochi minuti. Invece c'è una riunione pianificata, perché le riunioni vengono pianificate sulla base dei software utilizzati ovvero con incrementi di 15 minuti, o 30 minuti, o di un'ora. Non si programmano riunioni di otto ore con Outlook. Non si può. Non so nemmeno se si può. Si possono scegliere 15, 30, 45 minuti, o un'ora. Quindi tendiamo a riempire questi lassi di tempo quando si potrebbe fare più velocemente.

Quindi, meeting e manager sono due grossi problemi nell'industria oggi, specialmente negli uffici. Queste cose non esistono fuori dall'ufficio. Quindi ho qualche consiglio per rimediare alla situazione. Cosa possono fare i dirigenti, quelli di larghe vedute, si spera, cosa possono fare per rendere l'ufficio un posto migliore per lavorare, così da farne non l'ultima, ma la prima risorsa? Che la gente cominci a dire: "Quando voglio lavorare su qualcosa, vado in ufficio." Perché gli uffici sono ben riforniti, lì avrebbero tutto per poter lavorare, ma non ci vogliono andare, come si può cambiare questa cosa? Ho tre consigli che voglio condividere con voi. Ho circa tre minuti, tanto mi basta.

Tutti sappiamo dei venerdì con vestiti informali. Non so se la gente lo fa ancora. Ma che ne dite dei "giovedì senza conversazione"? Che ne dite di prendere un giovedì al mese, dividere quel giorno in due e scegliere il pomeriggio. Ve la faccio semplice. Quindi un pomeriggio, un giovedì. Il primo giovedì del mese, solo durante il pomeriggio, nessuno, in ufficio, parla con nessuno. Si resta in silenzio. E scoprirete che una grande quantità di lavoro viene svolta se nessuno si parla. È qui che la gente riesce realmente a lavorare quando non viene disturbata, non viene interrotta. E dare a qualcuno quattro ore di tempo senza interruzioni è il miglior regalo che si possa fare sul lavoro. Meglio di un computer. Meglio di un nuovo monitor. Meglio di un nuovo software, o qualsiasi cosa si usi solitamente. Dare quattro ore di tranquillità in ufficio si rivela essere di grande valore. E se lo provate, lo crederete anche voi. Forse, si spera, potreste farlo più spesso. Magari ogni due settimane o ogni settimana, una volta a settimana, di pomeriggio nessuno parla con nessuno. È qualcosa che, vedrete, funzionerà davvero.

Un altra cosa da provare è passare da una comunicazione e una collaborazione attive, quello che è il faccia a faccia, dare colpetti sulla spalla dei colleghi, salutarli, andare alle riunioni e sostituirle con dei modelli più passivi di comunicazione, usando quindi e-mail e messaggistica istantanea o prodotti appositi per la collaborazione, cose così. Ora, alcuni potrebbero dire che le e-mail distraggono, così come la messaggistica istantanea e queste altre cose. Ma distraggono nel momento in cui tu lo decidi. Puoi chiudere la finestra delle e-mail, ma non il tuo capo. Puoi ignorare i messaggi, ma non il direttore. Puoi mettere da parte queste cose e puoi essere interrotto su tua scelta, al momento che vuoi, quando sei disponibile, quando sei pronto per farlo. Perché il lavoro, come il sonno, è fatto di fasi. Si può procedere, e lavorare per un certo periodo, poi ci si può fermare e poi c'è da guardare quell'e-mail o quel messaggio. E sono molto poche le cose così urgenti che devono essere eseguite proprio in quel momento. Quindi il vostro capo potrebbe incoraggiare l'uso di messaggistica istantanea ed e-mail e di altre cose che possono essere accantonate per poter tornare alla propria tabella di marcia.

L'ultimo consiglio che vi dò è, se avete una riunione imminente, se ne avete il potere, cancellatela, cancellate quella riunione. Oggi è venerdì. Quindi lunedì, di solito le riunioni sono in questo giorno. Non fatela. Non posticipatela, cancellatela dalla memoria, andata. E scoprirete che andrà tutto bene. Tutte le discussioni e le decisoni che avevate in programma alle 9 del mattino del lunedì, dimenticatele, e le cose andranno lisce. La gente avrà una mattinata più libera, più tempo per pensare, e scoprirete che, forse, tutte le cose che pensavate di dover fare, non era necessario farle.

Questi erano tre consigli veloci che volevo darvi per pensare a questa cosa. E spero che alcune di queste idee siano abbastanza provocatorie per i manager, i capi, i dirigenti d'azienda, i pianificatori e le persone responsabili per altre persone che allentino un po' la presa e diano alle persone più tempo per dedicarsi al lavoro. E credo che alla fine ne sarà valsa la pena.

Grazie per avermi ascoltato.

(Applausi)