Jason Fried: Miért nem folyik munka a munkahelyeken?

Nos, a munkáról fogok beszélni, legfőképp arról, miért olyan nehéz elérni, hogy a munkaidőt munkával töltsük, ami mindannyiunk számára ismerős probléma. De kezdjük mindjárt az elején. Vannak a vállalatok, nonprofit cégek, jótékonysági alapok, minden csoport, ahol valamilyen munkavállalókat vagy önkénteseket alkalmaznak. És elvárják ezektől az emberektől, hogy munkát, sőt, nagyszerű munkát végezzenek -- legalábbis remélem. Mármint, hogy legalább jó munkát várnak el -- de remélhetőleg nagyszerűt. És ennek során tipikusan az a kiindulópont, hogy az összes ember gyűljön össze egy helyen, és ott végezzék el a munkát. Így egy vállalat, jótékonysági alap vagy bármilyen szervezet esetén jellemző módon - hacsak nem Afrikában van a munkahely, ha van akkora szerencsénk -- a legtöbb embernek naponta irodába kell mennie. És ezért a vállalatok irodaházakat építenek. Szétnéznek a piacon és vagy vásárolnak vagy bérelnek egy épületet vagy legalábbis irodahelyiséget, és betöltik a teret mindenféle kütyüvel. Asztalokkal, íróasztalokkal, székekkel, számítástechnikai eszközökkel, szoftverekkel, internet hozzáféréssel, talán egy hűtővel és néhány más dologgal, az alkalmazottaiktól vagy az önkéntesektől meg azt várják el, hogy minden nap menjenek oda és végezzenek nagyszerű munkát. Úgy tűnhet, teljesen ésszerű dolog ilyesmit kérni.

De ha komolyan elbeszélgetünk az emberekkel, és magunknak is feltesszük a kérdést, szóval megkérdezzük, hová akarnak menni valójában az emberek, amikor valamit meg kell csinálni? Arra jövünk rá, hogy az emberek nem azt fogják mondani, ami a cégek sejtése. Ha feltesszük a kérdést az embereknek: hová kell elvonulniuk, amikor valami fontos dolgot végeznek? Jellemzően három különböző választ kapunk. Az egyik egy hely, helyszín vagy szoba. A másik valamely mozgó eszköz. A harmadik egy időszak.

Itt is van néhány példa. Ha feltesszük a kérdést - én én 10 éve teszem fel ugyanezt a kérdést -- "Hová mennek, amikor valami fontos dolgot kell elvégezniük?" ilyen dolgokat mondanak, hogy terasz vagy konyha. Olyanokat is hallok, hogy van erre egy külön szobájuk vagy a pincébe mennek, a kávézóba vagy a könyvtárba. Az sem szokatlan, hogy a vonatról, a repülőről vagy az autóról beszélnek -- hiszen ingáznak. Aztán olyanok is vannak, akik azt mondják: "Teljesen mindegy, hol vagyok, a lényeg, hogy korán reggel legyen vagy késő este vagy hétvége." Szinte soha nem említi senki az irodát. De a cégek ráköltenek egy rakás pénzt erre az iroda nevű helyre, az embereket pedig kötelezik, hogy ide járjanak, azok meg mégsem itt végzik az igazi munkát.

Akkor ez most miről szól? Miért van ez? Miért történik így? Ha kissé mélyebbre ásunk, akkor rájövünk, rádöbbenünk, hogy az emberek -- szóval ez történik -- az emberek munkába járnak, és alapjában véve a munkanapjukat munkapillanatok sorozatára váltják fel. Ez történik az irodákban. Már nem beszélhetünk munkanapról, munkapillanataink vannak. Mintha valami konyhamalac lenne az iroda bejárata, amin belépve az ember napja miszlikekre darabolódik, mert van egyszer 15 percünk itt, egyszer 30 ott, aztán történik valami más és félbe kell hagyni az eddigieket, neki kell állni valami másnak, aztán van megint 20 perc a munkára, aztán ebéd. Aztán megint mással kell foglalkozni, megint van 15 percünk, és aztán valaki félrevon minket és feltesz egy kérdést. Mielőtt észbe kapnánk, máris 5 óra, és visszatekintve a napra rájövünk, hogy semmi érdemi dolgot nem végeztünk. Mindannyian átéltük már ezt. Lehet, hogy épp tegnap volt ilyen napunk, vagy tegnapelőtt vagy azelőtt. Átgondoljuk a napunkat és az az érzésünk, hogy semmit nem haladtunk. Munkában voltam. Az íróasztalomnál ültem. Használtam a méregdrága számítógépemet. Azt a programot használtam, amit az előírás mond. Elmentem az összes bejelentett mítingre. Lenyomtam a konferenciahívásokat. Az összes dolgot. De valójában semmivel nem vagyok előrébb. Csak feladatokat végeztem. Érdemi munkát nem.

És arra jövünk rá, főként kreatív emberek esetében -- dizájnerek, programozók, írók, mérnökök, gondolkodók -- hogy valójában az embereknek hosszú, megszakítás nélküli időszakokra van szükségük az érdemi munkához. Nem lehet megkérni valakit, hogy 15 perc alatt legyen kreatív és mélyen ássa bele magát egy problémába. Jöhet egy gyors ötlet, de ahhoz, hogy mélyen beleássuk magunkat valamibe, hosszú, zavartalan időszakok szükségesek. És bár a munkanap tipikusan 8 óra hosszú, hányan tudtak valaha is 8 órát a gondolataikkal tölteni az irodában? Esetleg 7 órát? Hatot? Ötöt? Négyet? Ön mikor töltött utoljára 3 órát a gondolataiba merülve az irodában? Két órát? Talán egyet. Valójában az emberek elenyésző hányada rendelkezik hosszú, megszakítás nélküli időszakokkal egy irodában. És ezért döntenek úgy az emberek, hogy otthon dolgoznak, vagy bemennek esetleg az irodába, de vagy nagyon korán mennek be vagy késő este, amikor senki sincs bent, vagy addig maradnak, amíg mindenki hazamegy, esetleg hétvégén járnak be vagy a repülőn végeznek el egy feladatot, vagy éppen az autóban, a vonaton foglalkoznak valamivel, mert akkor nem tereli el semmi a figyelmüket.

Sok tényező elterelheti a figyelmünket, ettől még nem feltétlenül a legrosszabb fajta zavaró tényezők, melyekről rövidesen szólni fogok. És ez az egész jelenség, vagyis hogy rövid időszakok alatt kell dolgokat megoldanunk, egy másik dologra emlékeztet, ami szintúgy nem működik megszakításokkal, ez pedig az alvás. Úgy vélem, az alvás és a munka közeli rokonok. És nem csupán arról van szó, hogy alvás közben is lehet dolgozni vagy munka közben aludni. Nem igazán erre gondoltam. Kifejezetten arra a tényre utalok itt, hogy mind az alvás, mind pedig a munka fázisokon alapuló vagy szakaszokra osztható folyamatok. Az alvás alvási fázisokról vagy szakaszokról szól, néhányan másképp nevezik ezeket. Ezekből öt van, és ahhoz, hogy elérjük a legmélyebbeket, a legfontosabbakat, át kell jutnunk a korai szakaszokon. És ha megszakítanak, miközben a korai szakaszban vagyunk -- ha valaki meglök minket az ágyban, vagy zaj van, vagy hasonló történik, akkor nem folytathatjuk ott, ahol abbahagytuk.

Ha megszakítanak és felébresztenek, akkor elölről kell kezdeni. Vissza kell lépni néhány szakasznyit és elölről kezdeni. És végül az történik - Önöknek is biztos vannak ilyen napjaik, amikor reggel 8-kor vagy 7-kor felébrednek, vagy amikor általában kelnek, és úgy érzik, nem igazán aludták ki magukat. Végigcsinálták, amit kell, lefeküdtek időben, de nem aludták ki magukat. Úgy szokás mondani, hogy aludni megy az ember, de valójában nem alszik el, csak felkészül az alvásra. Eltart ez egy ideig, keresztül kell menni mindenféle szakaszon. Ha ebben megszakítják az embert, nem piheni ki magát. Így hogyan várhatjuk el -- bárki is Önök közül elvárja a kipihentséget attól, akinek egész éjjel megszakították az alvását? Nem hiszem, hogy erre bárki is igent mondana. Hogyan várhatjuk el, hogy jól dolgozzanak az emberek, ha egész nap megszakítjuk őket ebben az irodában? Hogyan is várhatnánk, hogy a dolgát tegye az ember, amikor azért megy az irodába, hogy ebben megszakítsák őt? Nekem nem úgy tűnik, mintha ennek sok értelme lenne.

De mik ezek a megszakítások, amelyek az irodában megtörténnek, más helyeken viszont nem? Mert más helyeken megszakíthatja a munkavégzést, hogy pl. az ember TV-t néz, vagy elmegy sétálni egyet, vagy lemegy a hűtőhöz, vagy ott a saját kanapéja az embernek, ilyesmik. És ha némelyik vezetővel elbeszélgetünk, azt fogják mondani, hogy nem akarják, hogy a munkavállalóik otthon dolgozzanak, mert megzavarják őket ezek a dolgok. Arra is hivatkoznak, néha arra is hivatkoznak: "Ha nem látom az embert, honnan tudhatom, hogy dolgozik?" ami persze nevetséges, de mégis ez a vezetők egyik kifogása. És én magam is vezető vagyok. Úgyhogy megértem, tudom, hogy megy ez. Mindannyiunknak van hová fejlődnünk ebben. De túl gyakran hivatkoznak a zavaró tényezőkre. "Nem engedhetem, hogy valaki otthon dolgozzon. TV-t fognak nézni. Mással foglalkoznak majd." Aztán kiderül, hogy nem is ezek a dolgok az igazán zavaróak. Mert ezek az egyéntől függő zavaró tényezők. Mi döntünk, mikor hagyjuk, hogy a TV elterelje a figyelmünket. Mi döntjük el, mikor kapcsolunk be valamit. Mi döntünk, hogy mikor ugrunk ki egy sétára. Az irodában a legtöbb megszakítás és figyelemelterelés, ami végül a munka el nem végzéséhez vezet, nem rajtunk múlik. Menjünk végig néhány ilyenen.

Nos a vezetők és főnökök gyakran elhitetik az emberrel, hogy a valódi zavaró tényezők az olyan dolgok, mint a Facebook vagy a Twitter, meg a Youtube és más szájtok. Sőt, odáig mennek el, hogy le is tiltják a munkahelyen ezen címeket. Néhányan bizonyára olyan helyen dolgoznak, ahonnan nem hozzáférhetőek ezek a szájtok. Miért, talán Kínában vagyunk? Mi a fene folyik itt? Nem tudunk bizonyos szájtokat látogatni a munkahelyen, és ez a gond, az emberek ezért nem végzik el a munkájukat, mert a Facebookon, meg a Twitteren lógnak? Hát ez nevetséges. Totális tévedés. A mai világban a Facebook, a Twitter és a Youtube a cigiszünet modern megfelelői. 10 évvel ezelőtt senkit sem érdekelt, hogy valaki tart-e egy 15 perces cigiszünetet, miért görcsöl most mindenki azon, hogy néha fellépünk a Facebookra, a Twitterre vagy a Youtube-ra? Az irodában nem ez jelenti a valós gondot.

Az igazi probléma azzal van, amit én előszeretettel nevezek M&M-nek, menedzserek és mítingek. Na, ezzel van igazi baj a modern irodákban. És ezért nem készülnek el a dolgok munkaidőben, az M&M-ek miatt van az egész. Ami a legérdekesebb, ha végigmegyünk a helyeken, amiről az emberek azt mondják, ott dolgoznak -- otthon, az autóban vagy a repülőn vagy késő este vagy korán reggel -- fel sem merül a menedzser vagy a míting; van egy csomó más zavaró tényező, de menedzserek és mítingek nincsenek. Ezek olyan dolgok, amik máshol nem fordulnak elő, az irodában viszont igen. És a menedzsereknek alapjában véve az a dolguk, hogy megszakítsák az embert. Pont erre lettek kitalálva a menedzserek, hogy megszakítsák az embert. Nem igazán a munkával foglalkoznak, ezért meg kell bizonyosodniuk róla, hogy más igen, ez pedig a megszakítás. És manapság sok menedzser van a világon. És sok ember is van a világon. Sok a zavaró tényező a világon a menedzserek miatt. Állandóan beszólnak, hogy: "Hé, mi újság? Mutasd csak, mi a helyzet", meg ilyenek. És mindig a legrosszabbkor szakítanak félbe, miközben pont azzal próbálnánk foglalkozni, amiért a fizetésünket kapjuk, folyton megszakítanak.

Hát ez így nincs jól. De ami ennél is rosszabb, hogy a menedzserek hívják össze a legtöbb mítingnek nevezett dolgot. A mítingek meg egyenesen halálosak, borzasztó, mérgező dolgok, amik megkeserítik a munkanapot. Mind tudjuk, hogy így van. És sosem fordul elő, hogy egy alkalmazott spontán módon mítinget hívna össze, ez nem így működik. A mítinget a menedzser hívja össze, hogy az összes alkalmazott összeülhessen, és elképesztően zavaró azt tenni az emberekkel -- hogy ezt mondjuk: "Hé, figyu, most azonnal 10-en összeülünk és tartunk egy mítinget. Nem érdekel, éppen mit csinálsz. Hagyd abba, amivel éppen foglalkozol, hogy megtarthassuk a mítinget." Mennyi az esélye annak, hogy mind a 10 embernek alkalmas a pillanat? Mi van, ha épp valami fontos dolgon gondolkodnak? Mi van, ha fontos munkát végeznek? Hirtelen azt mondjuk nekik, hogy abba kell hagyniuk, hogy valami teljesen mást csináljanak. Bemennek a konferenciaterembe, összeülnek, olyasmiről beszélnek, ami általában huszadrangú. Mert a míting nem munka. Mítingre akkor megyünk, ha olyasmiről beszélünk, amit később kellene csinálnunk.

De a míting egyúttal halogatás is. Egyik mítingből következik a másik, abból meg a harmadik. Sokszor túl sok ember van ezeken a mítingeken, és ezért azok nagyon sokba fájnak a cégeknek. A cégeknél hajlamosak úgy gondolni, hogy az 1 órás míting az 1 óra, de ez nem igaz, hacsak nem 1 ember van a mítingen. Ha 10-en vannak ott, akkor az 10 órás míting, nem 1 órás. Ez 10 órányi termelékenység elvonása a szervezettől, csak azért, hogy megtarthassuk az 1 órás mítinget, amit egyébként is 2 vagy 3 embernek kellene elrendeznie úgy, hogy néhány perc alatt mindent megbeszél. De helyette van egy hosszú, előre ütemezett míting, mert a mítingek a szoftverekhez hasonlóan vannak ütemezve, 15 perces, 30 perces vagy 1 órás szakaszokban. Az Outlook-kal nem ütemez be az ember egy 8 órás mítinget. Nem lehet. Nem is tudom, engedi-e. Lehet választani 15, 30, 45 perc és 1 óra között. És ezért hajlamosak vagyunk arra, hogy semmiségekkel töltsük ki az időt, pedig gyorsan kellene dolgozni.

Hát a mítingek és a menedzserek a cégek két nagy problémája, főleg ami az irodákat illeti. Ezek a dolgok nem léteznek az irodán kívül. Úgyhogy lenne néhány javaslatom, hogy orvosoljuk a helyzetet. Mit tehetnek a vezetők -- remélhetőleg felvilágosult vezetők -- mit tehetnek, hogy az irodát jobb munkahellyé tegyék, hogy ne a végső menedék, hanem a legjobb menedék legyen? Hogy ez emberek elkezdjenek úgy gondolkodni: "Ha tényleg el akarom végezni a dolgomat, bemegyek az irodába." Mert az irodák jól felszereltek, minden rendelkezésre áll a munkavégzéshez, de jelenleg nem akarnak bemenni, tehát hogyan változtassunk ezen? Három javaslatom van, meg is osztom Önökkel. Kb. 3 percem maradt, tökéletesen elég is lesz.

Mind hallottunk már a "laza péntek" dologról. Nem tudom, hogy szokás-e még. De mi lenne, ha lenne "dumamentes csütörtök"? Mi lenne -- válasszanak ki egy csütörtököt havi egyszer, felezzük meg a napot, legyen csak a délután -- ez könnyebbé teszi. Csak a délután, egyetlen csütörtök. A hónap első csütörtöke -- csak délután -- senki sem szólhat a másikhoz az irodában. Csak csend és más semmi. És arra jönnek majd rá, hogy elképesztő munkamennyiséggel végeznek, ha senki nem szól a másikhoz. Ilyenkor oldódnak meg a dolgok, amikor senki nem zavarja, szakítja meg az embert. Adhatnak valakinek -- négy órányi megszakítatlan időt, a legjobb ajándék, amit munkahelyen adhatnak, jobb, mint a számítógép. Jobb, mint egy új monitor, új szoftver vagy bármi, amit használni szokás. Ha 4 órányi nyugodt időt adunk az irodában, ezzel hihetetlen értéket nyújtunk. Ha kipróbálják, egyet fognak érteni. És talán, remélhetőleg, gyakoribbá tehetik. Talán kéthetente is lehetne, vagy minden héten délutánonként senki nem szól a másikhoz. Észre fogják venni, tényleg működik.

A másik dolog, amivel próbálkozhatnak, az aktív kommunikáció és együttműködés megváltoztatása, vagyis a személyes találkozók, a vállveregetések, a köszönések, a mítingek minimalizálása és felváltása a kommunikáció passzívabb módjával, mint az E-mailek vagy az azonnali üzenetek, együttműködésen alapuló termékek -- ilyesmi. Néhányan biztos azt mondják, hogy az E-mail zavaró, az azonnali üzenetek zavaróak, a többi említett dolog zavaró, de ezek az általunk választott időpontban zavarnak. Ki lehet lépni a levelező kliensből, a főnök elől viszont nem lehet lelépni. Ki lehet kapcsolni az azonnali üzeneteket, de a főnökünket nem "futtathatjuk a háttérben". Ezeket mind félretehetjük, hogy aztán az általunk választott ütemezés szerint törődjünk vele, amikor ismét elérhetőek vagyunk és készen állunk rá. Mert a munka az alváshoz hasonlóan szakaszos jellegű. Az ember beizzítja magát, dolgozik valamennyit, aztán fokozatosan lelassul és befejezi, és talán ekkor jön el az idő, hogy megnézzük az E-mailt, stb. Nagyon kevés dolog van, amit sürgősen el kell végezni, abban a másodpercben meg kell válaszolni. Úgyhogy ha vezetők, bátorítsák az embereket, hogy több E-mailt, azonnali üzenetet, más kikapcsolható dolgot használjanak, és aztán jelezzenek vissza a számukra alkalmas pillanatban.

Az utolsó javaslatom mára, hogy ha tényleg eljött egy míting ideje, ha hatalmukban áll, mondják le, felejtsék el a következő mítinget. Ma péntek van -- akkor hétfőn, úgyis akkor általában mítingek vannak. Egyszerűen ne legyen. Nem azt mondom, hogy tegyék át. Úgy értem, az emlékét is felejtsék el, vége. Rá fognak jönni, hogy minden rendben lesz. Az összes megbeszélés és döntés, amiről úgy vélte, meg kell hoznia pontban hétfőn 9 órakor, mindet felejtse el és minden rendben lesz. Az embereknek lesz egy lazább hétfőjük, akár gondolkodni is tudnak, Ön pedig rájön, hogy talán a dolgok, amikről azt hitte, meg kell csinálni őket, feleslegesek.

Ezt a három gyors tanácsot szerettem volna adni Önöknek, vegyék fontolóra. És remélem, hogy az ötletek egy része elég provokatív volt a vezetők, főnökök és tulajdonosok, szervezők, meg a mások vezetésével megbízott emberek számára, hogy elgondolkodjanak egy kis lazításon, azon, hogy a munka elvégzésére több időt hagyjanak. És úgy vélem, a végén minden kifizetődik.

Köszönöm, hogy meghallgattak.

(Taps)