Jason Fried: Hvorfor arbejdet ikke bliver gjort på arbejdet

Jeg vil tale om arbejde, nærmere bestemt hvorfor folk ikke kan få arbejdet gjort på arbejdet, som er et problem vi stort set alle har. Men lad os starte ved begyndelsen. Vi har firmaer og non-profitvirksomheder, og velgørenhedsorganisationer, og alle de her grupper som har medarbejdere eller frivillige af nogen art. Og de forventer at disse folk arbejder for dem og udfører rigtig godt arbejde -- håber jeg da. I det mindste udfører godt arbejde -- forhåbentligt rigtig godt arbejde. Og typisk beslutter de at alle de her folk skal mødes et bestemt sted for at udføre arbejdet. Så en virksomhed, eller en velgørenhedsorganisation, eller hvilken som helst organisation, -- medmindre man arbejder i Afrika, hvis man er så heldig at gøre det -- dens medarbejdere skal tage hen på et kontor hver dag. Og disse virksomheder bygger kontorer. De går ud og køber en bygning, eller lejer en bygning, eller de lejer noget plads, og fylder så pladsen ud med ting. Ting som borde, eller skriveborde, stole, computerudstyr, software, internetforbindelse, måske et køleskab, måske et par andre ting, og de forventer at deres medarbejdere eller frivillige kommer der hen hver dag for at udføre rigtig godt arbejde. Det lader til at være helt fair at forvente det.

Men hvis man faktisk spørger folk, og endda spørger sig selv, og man spørger sig selv om, hvor har man egentlig lyst til at være, når man virkelig skal have noget gjort? opdager man, at folk ikke svarer det, som virksomheder tror, de vil svare. Hvis man spørger folk: hvor har du brug for at være, når du skal have noget udført? Typisk får man tre forskellige slags svar. Et slags svar er et sted, et rum. Et andet svar er et transportmiddel. Og et tredje svar, er tid.

Her er nogle eksempler. Når jeg spørger folk -- og jeg har spurgt folk om det her i cirka 10 år -- så spørger jeg dem: "Hvor går du hen, når du skal have noget gjort færdigt?" Jeg hører steder som på varandaen, på dækket, eller i køkkenet. I husets ekstrarum, i kælderen, på caféen, på biblioteket. Og så hører man ting såsom toget, et fly, en bil -- det er pendlerne. Og så hører man folk sige, "Det betyder ikke så meget hvor jeg er, så længe det er tidligt om morgenen eller sent om aftenen, eller i weekenden." Man hører næsten aldrig nogen svare: "på kontoret". Men virksomheder bruger mange penge på deres kontorer, og de får folk til at tage dertil hele tiden, selvom folk ikke udfører arbejder på kontoret.

Hvad er nu det for noget? Hvorfor? Hvorfor er det sådan? Hvis man graver lidt i det, finder man ud af at folk -- det her er, hvad der sker -- folk går på arbejde, og de bytter deres arbejdsdag til en række af arbejds-øjeblikke. Det er, hvad der sker på kontoret. Man har ikke en arbejdsdag mere; man har arbejds-øjeblikke. Det er som om, at kontorets hovedindgang er som en stor blender, og man går ind og ens dag bliver hakket i stykker, fordi man har et kvarter her, og en halv time der, og så sker der noget andet, og man bliver afbrudt i sit arbejde, og man skal nå noget andet, og så er der 20 minutter tilbage før frokost. Så har man noget andet at lave, så har man et kvarter, og nogen trækker en til side og stiller spørgsmål. Og før man ved af det, er klokken 17, og man ser tilbage på sin dag, og indser at man ikke fik noget gjort. Vi har alle oplevet det. Vi oplevede det sikkert i går, eller i forgårs, eller for tre dage siden. Man ser tilbage på sin dag, og tænker "jeg blev ikke færdig med noget i dag". Jeg var på arbejde. Jeg sad ved mit skrivebord. Jeg brugte min dyre computer. Jeg brugte den software, de har givet mig. Jeg sad til de møder, jeg blev bedt om at være til. Jeg lavede konferenceopkald. Jeg gjorde alle de her ting. Men jeg gjorde ikke rigtig noget. Jeg udførte bare opgaver. Jeg fik ikke lavet noget meningsfuldt arbejde.

Og især kreative folk -- designere, programmører, forfattere, ingeniører, tænkere -- har virkelig brug for lange serier af uforstyrret tid, for at få noget gjort færdigt. Man kan ikke bede nogen om at være kreativ på 15 minutter, og komme med en løsning på et problem. Man får måske en hurtig idé, men for at gå i dybden med et problem og virkelig tænke over det, har man brug for lange serier af uforstyrret tid. Og selvom arbejdsdagen typisk er 8 timer lang, hvor mange mennesker her har så nogensinde haft 8 timer for sig selv på kontoret? Hvad med 7 timer? 6? 5? 4? Hvornår har I sidst haft 3 timer for jer selv på kontoret? To timer? En time, måske. Meget, meget få mennesker har lange perioder af uforstyrret tid på kontoret. Og det er derfor, at folk vælger at arbejde hjemme, eller de tager måske hen på kontoret, men måske rigtig tidligt om morgenen, eller sent om aftenen når der ikke er nogen, eller de bliver hængende efter alle er gået hjem, eller de tager der hen i weekenden, eller de gør arbejdet færdigt på flyet, eller i bilen eller i toget, fordi der er ikke er nogen forstyrrelser.

Der findes forskellige slags forstyrrelser, men ikke af den dårlige slags, som jeg vil tale om lige om lidt. Hele det her fænomen med at have korte tidsintervaller til at få ting gjort i, minder mig om en anden ting som ikke fungerer når man bliver afbrudt, og det er søvn. Jeg tror at søvn og arbejde er meget tæt forbundet. Og det er ikke kun, at man kan arbejde mens man sover, og sove mens man arbejder. Det er ikke dét, jeg mener. Jeg taler specifikt om det faktum, at søvn og arbejde er baseret på faser, eller trin. Så søvn handler om søvnfaser, eller -trin -- folk kalder dem forskellige ting. Der er fem faser, og for at komme i de rigtig dybe faser, de vigtige faser, skal man gå gennem de tidlige faser. Og hvis man forstyrres, mens man går gennem de tidlige faser -- hvis nogen skubber til dig i sengen, eller hvis der er en lyd, eller noget andet -- så kan man ikke bare fortsætte, hvor man slap.

Hvis man bliver forstyrret og vågner, er man nødt til at starte igen. Så skal man gå et par faser tilbage, og starte igen. Og det ender med -- nogen gange har man måske dage som dem her, hvor man vågner op klokken 8 eller klokken 7 om morgenen, eller hvornår man nu står op, og man kan mærke, at man ikke har sovet særlig godt. Jeg lagde mig til at sove; jeg gik i seng, jeg lå ned, men jeg fik ikke rigtig noget søvn. Folk siger, at man sover, men man sover ikke rigtig - man gør sig klar til at sove. Det tager et stykke tid; man skal igennem de der faser. Og bliver man afbrudt, så sover man ikke godt. Så hvordan forventer vi -- forventer nogen her, at man kan sove godt hvis man bliver afbrudt hele natten? Jeg tror ikke nogen ville svare ja. Hvorfor forventer vi så at folk arbejder godt, hvis de hele dagen bliver forstyrret på kontoret? Hvordan kan vi overhovedet forvente at folk gør deres arbejde, hvis de bliver afbrudt på kontoret? Det giver ikke særligt meget mening for mig.

Så hvad er det for nogen forstyrrelser der sker på kontoret, men som ikke sker andre steder? Fordi andre steder er der jo også forstyrrelser, såsom fjernsynet eller man får lyst til at gå en tur, eller der står et køleskab nedenunder, eller man kan ligge på sofaen, eller hvad man nu har lyst til. Og hvis man taler med bestemte ledere, siger de, at de ikke ønsker, at deres medarbejdere arbejder hjemmefra pga. de forstyrrelser, jeg har nævnt. De siger også -- nogen gange siger de også, "Jamen, hvis jeg ikke kan se personen, hvordan ved jeg så om han/hun arbejder?" som selvfølgelig er latterligt, men det er bare én af undskyldningerne, lederne kommer med. Og jeg er selv en af dem. Jeg forstår det; jeg ved godt hvad der foregår. Vi er alle nødt til at blive bedre til det her. Men ofte giver de eksempler på forstyrrelser. "Jeg kan ikke lade mine folk arbejdehjemmefra. De ser bare fjernsyn, eller laver noget andet." Det viser sig, at disse ting ikke rigtigt er forstyrrende. For det er frivillige forstyrrelser. Man har selv besluttet, at man vil forstyrres af fjernsynet. Man beslutter selv, hvornår noget skal tændes for. Man beslutter selv, at man går nedenunder, eller går en tur. På kontoret er de fleste afbrydelser og forstyrrelser, som virkelig gør, at folk ikke får arbejdet gjort, ikke frivillige. Så lad os gennemgå et par af disse.

Ledere og chefer vil ofte overbevise én om, at de faktiske forstyrrelser på arbejdet er ting som Facebook og Twitter og Youtube og andre hjemmesider. Faktisk vil de gå så langt, som til endda at fjerne adgangen til disse sider. Nogen af jer arbejder muligvis steder, hvor adgangen er fjernet. Jamen, er det her Kina? Hvad helvede er det, der sker her? Man nægtes adgang til en hjemmeside på arbejdet, og dét er problemet, det er dérfor folk ikke bliver færdige, det er fordi, de går på Facebook og Twitter? Det er latterligt. Det er en dårlig undskyldning. Og Facebook, Twitter og Youtube er bare nutidens form for rygepauser. Man kunne sagtens tage en rygepause på 15 minutter for 10 år siden så hvorfor bekymre sig om, om folk bruger Facebook her og der, eller Twitter eller Youtube her og der? De udgør ikke de egentlige problemer på kontoret.

De reelle problemer er hvad jeg vil kalde for M&M's, Managerne (lederne) og Møderne. Det er de reelle problemer på vore dages kontorer. Og når tingene ikke bliver gjort på arbejdet, så skyldes det M&M's. Det interessante er, at når folk fortæller om, hvor de får arbejdet gjort -- derhjemme, i bilen, eller i flyet, eller sent om aftenen, eller tidligt om morgennen -- så er det ikke steder, hvor managere og møder eksisterer; der er mange andre forstyrrelser, men ingen ledere eller møder. Så de to ting findes ikke andre steder, end på kontoret. Og ledere er sådan set mennesker, hvis job er at afbryde folk. Det er egentlig hvad ledere er til for, nemlig at forstyrre folk. De laver ikke rigtig noget arbejde, så de skal sikre sig at alle andre gør arbejdet, hvilket er en forstyrrelse. Og vi har mange ledere i verden nu. Og der er mange mennesker i verden nu. Og der er mange forstyrrelser i verden nu, pga. disse ledere. De tjekker lige: "Hej, hvordan går det? Må jeg se hvad du har gang i" og alt det der. Og de forstyrrer hele tiden på de forkerte tidspunkter, hvor man faktisk forsøger at gøre det, de betaler en for, men de synes at forstyrre en hele tiden.

Det er ret skidt. Men hvad værre er, er det som ledere gør sig mest udi, nemlig at indkalde til møder. Og møder er ren gift, forfærdelige, giftige ting som dukker op på en arbejdsdag. Vi ved det alle sammen. Og man ser aldrig et spontant møde arrangeret af medarbejderne; sådan hænger det ikke sammen. Lederen indkalder til mødet, så medarbejderne kan mødes, og det er en utrolig forstyrrende ting at gøre mod folk -- at sige "Hej, hør her, vi skal lige have samlet 10 mennesker sammen, og så holder vi møde. Lige meget, hvad I er i gang med. Bare stop hvad end I er i gang med, så vi kan holde det her møde." Jeg mener, hvad er sandsynligheden for at alle 10 mennesker er klar til at stoppe? Hvad hvis de er ved noget vigtigt? Hvad hvis de har gang i noget vigtigt arbejde? Pludselig siger man til dem, at de skal stoppe dét til fordel for noget andet. Så de går ind i mødelokalet, og sætter sig sammen, og taler om ting, som normalt er ret ligegyldige. Fordi møder er ikke arbejde. Møder er der, hvor man taler om ting, der skal ske senere hen.

Men møder avler møder. Så ét møde leder til det næste møde, som igen leder til det næste møde. Ofte er der for mange folk med til møder, og det koster virksomheden dyrt. Virksomheder ser ofte et møde på en time, som et møde på en time, men der er forkert, medmindre der kun er én person til stede ved det møde. Hvis der er 10 personer til stede, så er det et 10-timers møde, ikke et møde på en time. Det er 10 timers produktivitet, man fjerner fra virksomheden, for at holde det her møde på en time, som nok skulle have været klaret mellem to eller tre personer, som kunne snakke sammen i nogle få minutter. Men i stedet for er der et langt, skemalagt møde, fordi møder skemalægges efter, hvordan software fungerer, nemlig med intervaller på 15 minutter, 30 minutter eller en time. Man planlægger ikke et 8-timers møde i Outlook. Man kan ikke. Jeg ved ikke engang, om man kan. Man kan vælge 15 min, 30 min., 45 min. eller en time. Og så fylder vi som regel tiden ud når tingene burde gå rigtig stærkt.

Så møder og managere er to store problemer i virksomheder i dag, især på kontorerne. De her ting findes ikke uden for kontorerne. Så jeg har nogle forslag til at løse problemet. Hvad kan ledere gøre -- oplyste ledere, forhåbentligt -- hvordan kan de gøre kontoret til et bedre sted for folk at arbejde, så det ikke er det sidste valg, men det første valg? Sådan så folk begynder at sige, "Når jeg skal have noget gjort færdigt, tager jeg hen på kontoret." Fordi kontorerne er veludstyrede, så burde de være lige til at arbejde i, men det har folk ikke lyst til, så hvordan ændrer vi det? Jeg har tre forslag, som jeg vil dele med jer. Jeg har ca. 3 minutter tilbage, så det passer perfekt.

Vi ved alle, hvordan fredagene ofte er mere afslappede ("casual Friday") Jeg ved ikke om det stadig er sådan. Men hvad med mødefri torsdage? Hvad med -- vælg en torsdag om måneden, og del dagen i to, og så om eftermiddagen -- Jeg skærer det lige ud i pap. Så kun om eftermiddagen, en torsdag. Den første torsdag i måneden -- kun om eftermiddagen -- må ingen på kontoret tale til hinanden. Der må kun være fuldstændig stilhed. Og så vil man se en hel masse arbejde blive gjort færdigt, når ingen snakker med hinanden. Når folk faktisk bliver færdige med arbejdet, så skyldes det, at ingen generer eller forstyrrer dem. Og det at give nogen 4 timers uforstyrret tid er den bedste gave, man overhovedet kan give på arbejdet. Det er bedre end en computer. Bedre end en ny skærm. Bedre end ny software, eller hvad folk som regel har brug for. 4 timers stille tid på kontoret er enormt værdifuldt. Og hvis I prøver det, tror jeg I vil være enige med mig. Og forhåbentligt kan I gøre det oftere og oftere. Så måske det bliver hveranden uge, eller hver uge, en gang om ugen, eftermiddage hvor ingen må tale med hinanden. Det kommer virkelig til at fungere godt.

En anden ting I kan prøve, er at skifte fra aktiv kommunikation og samarbejde, altså personlig interaktion, hvor man prikker folk på skulderen, siger hej til dem, holder møder og så erstatte det med mere passive former for kommunikation, som f.eks. email og chat eller andre former for samarbejde. Nu vil nogen hævde, at email er meget forstyrrende, at chat er meget forstyrrende, og alle de andre ting der også er virkelig forstyrrende, men de er forstyrrende på et tidspunkt man selv vælger. Man kan lukke mailen ned - men man kan ikke lukke sin chef ned. Man kan lukke for chatten, men man kan ikke lukke for sin leder. Man kan gemme de her ting væk, og så kan man blive afbrudt efter sit eget skema, sin egen tid, når man er tilgængelig, når man er klar til at blive afbrudt. Fordi arbejde, ligesom søvn, sker i faser. Så man udfører noget arbejde, og stopper så med det igen, og så er det måske tid til at checke email eller chat. Og det er meget få ting, som er så vigtige, at de absolut skal svares på med det samme. Så ens leder skal opmuntre folk til oftere at bruge ting som chat og email og andre ting, som man kan gemme væk, så man kan finde dem frem, når det passer ind i ens eget skema.

Det sidste forslag er, at hvis I har et kommende møde, og hvis I har magten, så bare aflys det møde. I dag er det fredag -- så mandag, for folk holder som regel møder om mandagen. Så lad være at holde det. Ikke flyt det, men slet det fra hukommelsen, fjern det. Og I vil opdage, at alt kører videre. Alle de diskussioner og beslutninger du troede, du skulle tage klokken 9 på mandag, bare glem dem, og alting vil være helt okay. Folk får en friere morgen, de kan rent faktisk koncentrere sig, og alle de ting, som I troede, I skulle vil måske ikke være så vigtige.

Så det var tre hurtige forslag, som I så kan tænke over. Og jeg håber at nogle af mine idéer, i det mindste var provokerende nok til at ledere og chefer og virksomhedsejere og koordinatorer og folk som har ansvar for andre folk, vil tænke på at slappe lidt af og give folk mere tid til at få arbejdet gjort færdigt. Jeg tror det vil give pote i sidste ende.

Tak fordi I lyttede.

(Klapsalve)