Джейсън Фрайд: Защо в офиса не се върши работа

Ще говоря за работата, и по-точно защо хората сякаш не успяват да свършат нищо в офиса - проблем, с който всички се сблъскваме. Но нека започнем от самото начало. Съществуват компании, благотворителни организации и всякакви групи, които имат служители или някакъв вид доброволци. И те очакват хората, които работят за тях, да вършат чудесна работа - аз поне бих се надявал. Най-малкото да се справят добре, а, да се надяваме, и чудесно. И обикновено компаниите решават, че всички тези хора трябва да се съберат на едно място, за да свършат нещо. Така компанията, фондацията или организацията - освен ако не работите в Африка, ако имате това щастие - кара хората да ходят в офис всеки ден. И така тези компании изграждат офиси. Отиват и купуват сграда или наемат сграда, или вземат на изплащане и я оборудват с разни неща. Оборудват я с маси, бюра, столове, компютри, софтуер, интернет достъп, може би дори хладилник и други неща и очакват техните служители да ходят на това място всеки ден и да работят. Изглежда напълно логично.

Но ако говорите с тези хора или се замислите за себе си, ако си зададете въпроса къде бихте отишли, ако наистина искате да свършите нещо, ще откриете, че не отговарят така, както очаква бизнесът. Ако попитате хората: “Къде бихте отишли, ако наистина искате да свършите нещо?”, обикновено получавате три типа отговори. Единият е място, локация или стая. Другият е движещ се предмет. И третият е период.

Ето няколко примера. Когато попитам някого - а аз го правя вече 10 години - “Къде отиваш, ако наистина искаш да свършиш нещо?”, получавам отговори като “на верандата”, “на терасата”, “в кухнята”. Или пък някаква допълнителна стая в къщата - мазето, кафенето, библиотеката. Има и отговори като “във влака”, “в самолета” или “в колата”. А понякога ги чувате да казват: “Няма значение къде съм, стига да е наистина рано сутрин или много късно вечерта, или уикенда.” Почти никой не казва “в офиса”. Работодателите харчат много пари за офиси и карат хората да ходят там постоянно и въпреки това там не се върши работа.

Каква е причината? Защо е така? Защо се случва? Онова, което ще откриете, ако се замислите, е, че хората - случва се така, че те отиват на работа и на практика заменят работния си ден със серия от работни моменти. Това се получава в офиса. Вече нямате работен ден, а работни моменти. Сякаш входната врата действа като ренде - влизате и денят ви се разцепва на парченца, защото имате 15 минути тук и 30 минути там, а после се случва нещо, което ви отвлича от работата и трябва да го свършите, а после имате 20 минути, после е обяд. След това имате други задължения, после 15 минути, а някой ви дръпва настрани и ви задава въпрос. И преди да се усетите, е 5 следобед. Правите равносметка и осъзнавате, че не сте свършили нищо. Всички сме минали през това. Вероятно дори вчера, или онзи ден, или преди това. Поглеждате назад и си казвате: “Не свърших нищо днес.” Бях на работа. Седях на бюрото. Използвах скъпия си компютър. Използвах софтуера, който ми казаха. Отидох на срещите, на които ме накараха. Проведох необходимите разговори. Направих всичко. Но в действителност не свърших нищо. Просто задачи. Не свърших нищо съществено.

Истината е, че особено при креативните хора - дизайнери, програмисти, писатели, инженери, мислители - тези хора имат нужда от дълги периоди без прекъсвания, за да свършат нещо. Не можете да накарате някого да е креативен за 15 минути и наистина да мисли върху даден проблем. Може да се появи бърза идея, но за да се мисли върху даден проблем и за да се осмисли наистина, е нужен дълъг период без прекъсвания. И въпреки че работният ден е осем часа, колко от вас са имали осем часа само за себе си в офиса? Ами седем? Шест? Пет? Четири? Кога за последно сте имали три часа спокойствие в офиса? Два часа? Може би един? Много малко хора наистина разполагат с дълги периоди без прекъсвания в офиса. Това е причината хората да работят вкъщи. Може и да отидат в офиса, но ще го направят много рано сутринта или късно вечерта, когато няма никого, или ще останат след работа, или ще идат през уикенда, или ще свършват нещо в самолета, или в колата, или във влака, защото не ги разсейват.

Има други разсейвания, но ги няма наистина деструктивните, за които ще говоря след малко. Цялото това явление с кратките периоди за работа ми напомня на нещо друго, което не се получава, като ви прекъсват и това е сънят. Мисля, че сънят и работата са тясно свързани. И не само защото можете да работите, докато спите и да спите, докато работите. Не това имам предвид. Говоря за факта, че сънят и работата са изградени от фази или етапи. Сънят е изграден от фази на съня или етапи - различните хора ги наричат различно. Има пет такива и за да достигнете наистина дълбоките, наистина смислените, трябва да преминете през ранните. И ако ви прекъсват, докато минавате през ранните - ако някой ви побутне в леглото или има шум, или нещо се случи - не продължавате, откъдето сте спрели.

Ако ви прекъснат и се събудите, трябва да започнете отначало. Трябва да се върнете назад и да започнете отначало. И в резултат - понякога може да има дни, в които се будите в седем или осем сутринта, или когато се будите, и да усещате, че не сте спали добре. Направих нужното - легнах, лежах, но не спах наистина. Хората казват, че отиват да спят, но в действителност те се предвижват към съня. Отнема време. Трябва да преминете през тези фази. И ако ви прекъснат, не спите добре. Как тогава очакваме - някой тук очаква ли да спи добре, ако го прекъсват през нощта? Не мисля, че някой ще каже да. Защо очакваме хората да работят добре, ако ги прекъсват по цял ден в офиса? Как очакваме да си свършат работата, ако идват в офиса, за да бъдат прекъсвани? В това няма особен смисъл за мен.

Какви са тези прекъсвания в офиса, които не се случват другаде? Защото и на други места може да се откъснете - да погледате телевизия или да се разходите, или да отскочите до хладилника, или да поседнете на дивана, или каквото решите. И ако говорите с определени мениджъри, те ще ви кажат, че не искат служителите им да работят от вкъщи, защото се разсейват. Ще кажат и - понякога също казват: “Ако не виждам човека, откъде да знам, че работи?”, което, разбира се, е абсурдно, но това е една от причините, които изтъкват. И аз съм един от тези мениджъри. Знам как се случва. Всички трябва да поработим върху това. Но те често споменават разсейването. “Не мога да го оставя вкъщи. Ще гледа телевизия или ще се занимава с друго.” Излиза, че това не са нещата, които наистина разсейват, защото ги правим по своя воля. Вие решавате кога да се разсеете с телевизора. Вие решавате кога искате да включите нещо. Вие решавате кога да се поразходите. В офиса повечето от прекъсванията и разсейванията, които са причина хората да не си вършат работата, са неволни. Нека разгледаме две от тях.

Мениджърите и шефовете ще ви накарат да мислите, че се разсейвате на работа с неща като Facebook, Twitter, YouTube и други подобни сайтове. И дори стигат дотам да забранят тези сайтове в офиса. Някои от вас може да работят на място, на което не са достъпни. Това да не е Китай? Какво, по дяволите, става? Не можете да посетите сайт в офиса? В това е проблемът и затова хората не си вършат работата? Защото посещават Facebook или пък Twitter? Това е абсурдно. Пълна заблуда. Днес Facebook, Twitter и YouTube са модерният еквивалент на паузата за цигара. На никого не му е пукало, че хората са излизали да пушат по 15 минути преди 10 години, така че защо сега някой се дразни, че хората посещават Facebook, Twitter или YouTube? Това не са реалните проблеми в офиса.

Реалните проблеми са онова, което наричам М&С - мениджърите и срещите. Това са реалните проблеми в офиса днес. И затова не се върши работа в офиса, заради М&С. Интересното в случая е, че ако се замислите за местата, на които хората вършат работа - като у дома или в колата, или в самолета, или късно вечер, или рано сутрин - там няма мениджъри и срещи. Има други разсейващи фактори, но няма мениджъри и срещи. Това са нещата, които не откривате другаде, но срещате в офиса. Мениджърите на практика са хора, чиято работа е да прекъсват другите. В общи линии това им е работата, да прекъсват хората. Не вършат конкретна работа, затова трябва да се уверят, че всички останали го правят, което е прекъсване. Има много мениджъри по света днес. И има много хора в света днес. И има много прекъсвания в света днес, заради тези мениджъри. Те трябва да проверяват: “Хей, как върви? Покажи ми.” И такива неща. Постоянно ви прекъсват в грешния момент. Когато се опитвате да свършите нещо, за което ви плащат, те ви прекъсват.

Това е лошо. Но най-лошото от всичко е онова, което мениджърите правят най-често - срещи. Срещите са токсично, ужасно, отровно нещо по време на работния ден. Всички го знаем. Няма да видите спонтанна среща, предизвикана от служителите - не се получава така. Мениджърите организират срещите, за да се съберат служителите заедно и това е ужасно разкъсващо за хората - да кажеш: “Хей, виж, ще се съберем 10 човека веднага и ще си направим среща. Не ми пука какво правиш. Трябва да спреш да го правиш и да дойдеш на срещата.” Каква е вероятността всички 10 човека да могат да спрат? Ами ако мислят за нещо важно? Ако вършат нещо важно? Изведнъж им казвате, че трябва да спрат да го правят, за да свършат нещо друго. Отиват в заседателната зала, събират се и коментират неща, които обикновено нямат значение. Срещите не са работа. Те са места, на които обсъждаш нещата, които трябва да направиш по-късно.

Но срещите се размножават. Една среща води до друга, която води до трета. Обикновено има твърде много хора, което струва много на организацията. Компаниите често мислят за едночасова среща като за едночасова, но това не е вярно, освен ако няма само един човек на срещата. Ако има 10 човека, е 10-часова среща, а не едночасова. Десет часа, отнети от останалата част от организацията, заради тази едночасова среща, на която вероятно е трябвало да присъстват 2-3 човека, обсъждайки нещо за няколко минути. Вместо това има дълга насрочена среща, защото срещите се насрочват за време според софтуера, което са интервали от 15, 30 минути или час. Не насрочвате осем часова среща с Outlook. Не знам дори дали е възможно. Може да е 15, 30, 45 минути или час. Затова се опитваме да запълним времето, когато нещата би трябвало да стават бързо.

Така че срещите и мениджърите са два големи проблема днес, особено за офисите. Те не съществуват извън тази среда. Имам няколко предложения, за да улесним ситуацията. Какво да направят мениджърите - или поне просветените - за да превърнат офиса в по-добро място за работа, за да не е на последно, а на първо място? За да започнат хората да казват: “Когато искам наистина да свърша нещо, отивам в офиса.” Защото офисите са добре оборудвани, всичко нужно, за да се свърши работата е там, но хората не искат да ходят там. Как да го променим? Имам три предложения, които ще споделя с вас. Имам около три минути, което е достатъчно.

Всички знаем за небрежния петък. Не знам дали хората още го правят. Какво ще кажете за четвъртък без приказки. Какво ще кажете да вземете един четвъртък от месеца, или вземете само следобеда - ще ви улесня максимално. Само следобеда, един четвъртък. Първият четвъртък от месеца - само следобеда - никой в офиса не може да говори с другите. Тишина, това е. Ще откриете, че огромно количество работа ще бъде свършена, когато никой не говори с никого. Тогава хората наистина вършат нещо, когато никой не ги притеснява, когато никой не ги прекъсва. Така ще им помогнете - да дадете на някого четири часа без прекъсвания, е най-добрият подарък в офиса. По-добър е от компютър. По-добър е от нов монитор, от нов софтуер или каквото хората ползват. Да им дадете четири часа спокойствие в офиса ще е изключително ценно. Ако го пробвате, съм убеден, че ще се съгласите. И да се надяваме, ще го правите по-често. Може би през седмица или всяка седмица, веднъж на седмица, следобедите - никой не може да говори с никого. Ще видите, че наистина помага.

Друго, което можете да опитате, е да преминете от активна комуникация и работа, което е лице в лице, потупване по рамото, поздрав, среща, към по-пасивен модел на комуникация, като използването на email или софтуер за комуникация - такива неща. Някои хора ще кажат, че пощата разсейва и софтуерът за разговори разсейва и всички тези неща са наистина разсейващи, но са разсейващи в момент, в който вие си изберете. Можете да изключите програмата, но не и шефа си. Можете да спрете софтуера, но не и мениджъра. Можете да ги оставите настрана и да прекъснете по ваш избор, когато пожелаете, когато сте свободни, когато ще можете да продължите. Защото работата, като съня, става на фази. Ще се потопите в някаква дейност, а после ще си починете от работата и тогава може би е моментът да си проверите пощата. Има наистина малко неща, които са толкова спешни, че трябва да се случат или да бъдат дискутирани на момента. Мениджърът ви може да окуражи използването на софтуер за разговор, email и други неща, които да оставите настрана, и които да погледнете в удобно за вас време.

И последното ми предложение е, ако ви предстои среща и имате правомощия, просто я отменете. Днес е петък - хората обикновено правят срещи в понеделник. Не го правете. Не я местете, направо я отменете. Ще видите, че всичко ще е наред. Всички дискусии, които мислите, че трябва да проведете наведнъж в 9:00 сутринта в понеделник, забравете за тях и всичко ще е наред. Хората ще имат приятна сутрин, ще могат да помислят и ще видите, че всички неща, които сте мислили, че трябва да направите, не са били необходими.

Това са няколко предложения, които исках да ви споделя, за да помислите върху тях. Надявам се някои от тези идеи да са били достатъчно провокативни за мениджърите и шефовете, за собствениците и ръководителите, за да се замислят върху тях и да оставят на хората повече време да свършат нещо. Мисля, че резултатът ще е положителен.

Благодаря за вниманието.

(аплодисменти)